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Retrouvez toutes les actualités de Q2 !
Une refonte de tous les protocoles est en cours de développement afin de simplifier l'utilisation et optimiser la consultation d'informations intégrées dans les protocoles.
Le protocole PERFUSION est désormais en phase pilote. Il sera ensuite déployé à toutes les agences.
Voir le lien vers la page Protocole PERFUSION (refonte)
Nouvelle interface plus ergonomique
Voir le lien vers la page Liste des Traitements (refonte)
Suite à l'arrêté du 25 Novembre 2021, le nouveau Perfadom va être intégré dans Q2
Voir le lien vers la page Règlementation quant aux changements de PERFADOM
L'accessibilité à tous de la facturation en norme SESAM-Vitale.
La norme SESAM-Vitale permet de dématérialiser l'envoi de factures et pièces justificatives aux différents organismes.
Chaque version verra son lot de corrections regroupées dans un tableau, elles y seront détaillées par nos équipes. Vous pourrez les consulter à tout moment depuis le lien fourni dans la communication.
Le logiciel vous permet désormais de modifier les anciens LPPR par les LPPR par Fabricant -> LPP par Fournisseurs
A partir du 26 mai 2021, une nouvelle réglementation (Règlementation sur les Dispositifs Médicaux) gérant la mise sur le marché des dispositifs médicaux s’applique. Chaque dispositif devra être accompagné de documents conformes à cette norme et sera identifiable par un numéro unique (IUD) que l'on le retrouve sous forme de code-barre à un format spécifique.
Le marquage CE est un sigle apposé sur le dispositif médical par le fabricant indiquant qu’il satisfait aux exigences essentielles de toutes les directives européennes relatives aux dispositifs médicaux. Il constitue une obligation juridique pour la commercialisation d'un appareil au sein de l'Union européenne.
Les développements sont en cours, la mise en production est prévue pour 2022.
Suite à l’obtention de l’agrément Sesam Vitale (ainsi que SCOR & ADRi) fin octobre 2020, les équipes Produit et Développement ont commencé l’intégration de ces fonctionnalités dans la solution Q2, afin d’apporter une réelle valeur ajoutée au logiciel. Nous vous tiendrons informés dès que la version Q2 correspondante sera qualifiée pour un déploiement en production.
Bienvenue sur l'accueil de l'aide en ligne de Q2 !
Bonjour, et bienvenue sur la nouvelle aide en ligne Q2 ! Les contenus présentés ici seront régulièrement mis à jour ! Au programme, une aide en ligne, texte et vidéo, les actualités concernant Q2 et la publication des nouvelles fonctionnalités. Bonne découverte !
L'équipe MUST
Accès au site de Must Informatique - Nous contacter
Contacter le support technique Q2 de Must Informatique : support-q2@mustinformatique.fr
Accès au dernier Focus : Focus 2023
Retrouvez les rubriques d'aide du logiciel sur le menu de gauche. Les guides vidéos en lien sont rattachés à chaque catégorie. Tous les guides sont disponibles dans la rubrique guides vidéos.
Suite à l’obtention de l’agrément Sesam Vitale (ainsi que SCOR & ADRi) fin octobre 2020, les équipes Produit et Développement ont commencé l’intégration de ces fonctionnalités dans la solution Q2, afin d’apporter une réelle valeur ajoutée au logiciel. Nous vous tiendrons informés dès que la version Q2 correspondante sera qualifiée pour un déploiement en production.
Articles bientôt périmés
Possibilité d'exporter la liste des articles bientôt périmés
Suppression d'un article
Ajout de la fonctionnalité de suppression d'un article. Pour cela :
L'article n’a aucun mouvement de stock
L’article n’est pas utilisé dans un pack
L’article n’est pas utilisé dans une commande (fournisseur, patient)
L’article n’est pas dans un devis
PJ manquantes
Retrait de la fonctionnalité "Transformer en PJSCOR".
La conversion se fait par ligne via la roue crantée
Fiche contact :
Depuis la fiche Contact, devant le titre d’une tâche, s'affiche l’état de l’assignation par utilisateur. Trois états sont possibles :
Validée
Annulée
En attente
Menu Commercial :
Ajout du filtre "par date de soins" pour visualiser l'activité (protocole) facturée durant la période sélectionnée
Ajout d'un type de plaie, le LYMPHOEDEME
Désormais, les protocoles désactivés ne remontent plus dans la liste des ordonnances non scannées
Ajout de l'adresse mail du patient sur le Bon de Livraison
Liste des tâches :
Depuis cet onglet, on retrouve toutes les informations des tâches effectuées avec ce dernier. (pour plus de détails, voir : Module CRM)
Recherche par IUD :
Il est désormais possible de rechercher un article via la référence contenue dans son numéro IUD (les 14 chiffres situés après le (01)) en le scannant avec la douchette.
Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur les zones de recherches permettant de rechercher un article.
Contact : onglet Activité
Possibilité de modifier les informations d’une tâche du planning ou de supprimer une tâche :
Permet d'éditer un compte-rendu
Permet de modifier la tâche
Permet de supprimer la tâche
Commercial : onglet Stats
Permet de voir les retards de facturation et le prévisionnel.
Le calcul des retards se base sur le prévisionnel non facturé sur le mois prévu, le retard total, quant à lui, se base sur le cumul des retards des périodes affichées.
Suppression des fonctionnalités suivantes sur des informations patient datant de plus de 6 mois :
Partager avec Q2Connect
Répondre
Liste des assignés :
Ajout de la colonne "Date de dernière livraison"
Si le patient a plusieurs protocoles, apparaitra dans la liste la dernière livraison effectuée tous protocoles confondus.
Réception commandes fournisseurs :
Ajout de la fonctionnalité "Note" sur les réceptions de commandes.
Le mode de fonctionnement est identique à celui que l'on trouve sur les préfactures et factures à savoir :
Un fois la note saisie on retrouve l'affichage suivant sur la commande :
Depuis la liste des contacts, le bouton permet d'accéder à l'onglet Activités de la fiche du contact :
Insulinothérapie
Ajout de pompes MINIMED 640 et TSLIM
Leur fonctionnement reste identique aux autres pompes
Capteur de Glycémie
Ajout du forfait correspondant au capteur FSL2
Assigner/Désassigner un utilisateur à un contact
Possibilité de retirer l'assignation à un contact en sélectionnant -- dans la liste déroulante
Paramétrage de l'adresse de facturation commandes fournisseurs
Ajout d'un champ dans l'onglet [Paramètres] qui permet de renseigner une adresse de facturation sur les bons de commande fournisseur
Colonne "Service"
Ajout de la colonne [Service] dans la liste des contacts et dans l'export de la liste des contacts
regroupement des protocoles désactivés
Ajout d'un regroupement permettant d'avoir tous les protocoles désactivés au même endroit, sous les prescriptions terminées
Ajout du type de plaie "Pemphigoïde bulleuse"
Refonte du protocole PERFUSION :
Nouveau formulaire permettant de saisir le protocole sur une page, facilitant ainsi la saisie. Amélioration de la saisie de traitement chronique.
Voir Protocole PERFUSION (refonte)
Ce nouvel écran n'est accessible qu'aux agences en phase Pilote.
Refonte de l'onglet Traitement :
Modification de l'affichage de l'onglet Traitement, regroupant les protocoles par date de prescription, prescripteur et type de protocole.
Voir Liste des Traitements (refonte)
Ce nouveau formulaire n'est accessible qu'aux agences en phase Pilote.
Ajout de la recherche d'article via le code EAN 13 présent dans la fiche article :
Une fois ce champs renseigné, via la douchette ou en saisissant manuellement le code barre, il devient possible de retrouver l'article aux endroits suivants :
ajout stock,
recherche article,
suppression stock,
valeur avertissement,
inventaire,
facture comptoir,
commande Fournisseurs ,
commande patient,
préparation livraison,
protocole type produit (pansement, urologie, stomie, etc...)
Si la recherche est faite via la douchette, il suffit de positionner le curseur sur la barre de recherche et scanner le code barre EAN 13.
Cette recherche peut aussi s'effectuer sans douchette, en saisissant le code barre EAN 13 directement avec le clavier
Ajout de message dans le dossier de facturation
Depuis le dossier de facturation du patient, l'ajout de message se fait via le bouton d'action suivant
Il permet, outre la création de nouvelles préfactures et l'intégration de règlement, la création de messages :
Une fois le message enregistré, il est disponible depuis le dossier de facturation :
Il est possible de supprimer ce message via le bouton
Protocole INSULINOTHERAPIE
Ajout du système TOUCHCARE (MEDTRUM) dans le protocole ainsi que des codes LPPR qui y sont associés.
Module MAD
Correction de l'affichage des périodes de traitement engagées en facturation. De fait, on ne verra plus pour x périodes engagées une date de début et de fin similaire.
2. Correction de la tarification des LPP engagés dans le module MAD. Si plusieurs protocoles MAD sont actifs sur un même patient, Q2 va séparer les protocoles en facturation.
Si plusieurs matériels sont présents dans un même protocole, le comportement sera le même qu'à l'heure actuelle, le logiciel regroupe sur la même préfacture.
Ajout de commentaires sur les réceptions de commandes fournisseurs de la centrale d'achat MH Flux
Insulinothérapie
Ajout du capteur G4 fonctionnant avec la pompe MINIMED 780G.
6 codes LPPR sont associés à ce nouveau système, pour la mise à disposition du logiciel, de la pompe et des consommables, la formation technique et le suivi des patients. Lorsque l’on livre un protocole qui contient un système MINIMED 780G + GS4, les LPP suivants sont engagés :
1111990 : BOUCLE SEMI-FERMEE, MEDTRONIC, MINIMED 780G/GUARDIAN 4, FORFAIT JOUR ALGO, CAPT/TRANS
1182470 : BOUCLE SEMI-FERMEE, MEDTRONIC, MINIMED 780G, FORFAIT JOUR POMPE
1197789 : BOUCLE SEMI-FERMEE, MEDTRONIC, MINIMED 780G, FORFAIT JOUR PRESTATION
1169758 : BOUCLE SEMI-FERMEE, MEDTRONIC, MINIMED 780G, FORFAIT DE FORMATION TECHNIQUE INITIALE
1139817 : BOUCLE SEMI-FERMEE, MEDTRONIC, MINIMED 780G, VISITE DE SUIVI TRIMESTRIELLE
1185125 : BOUCLE SEMI-FERMEE, MEDTRONIC, MINIMED 780G, LIVRAISON MENSUELLE
Régul' Factu des commandes fournisseurs :
Lors de l'indication de règlement d'une facture fournisseurs, on peut désormais passer le numéro de facture fournisseur en alphanumérique.
Protocole insulinothérapie :
Ajout du code LPPR 1314976 correspondant aux pochettes dans le protocole. Cela permet d'engager les code LPPR Fabricants correspondants au LPPR générique.
Par exemple :
Répartition des parts et destinataire de règlement :
Lorsque la case Tiers Payant est cochée dans les paramètres de l'agence, celle-ci applique le Tiers Payant AMO/ AMC sans tenir compte de ce qui est indiqué dans le destinataire de règlement de la préfacturation
Export "Suivi Patient CSV"
Ajout de la colonne "mail patient" dans l'extraction du suivi patient
Ajout des fournisseurs de la centrale d'achat MH Flux dans le logiciel
Les fournisseurs de la centrale d'achat MH Flux sont désormais disponibles depuis la liste des fournisseurs. Une colonne "Source" a également été ajouté afin de permettre une indentification rapide de la provenance du fournisseur.
Certificat CE des fournisseurs centrale d'achat MH FLUX
Sur la fiche fournisseur, ajout de la fonctionnalité "téléchargement" qui permet de récupérer le certificat de marquage CE des fournisseurs de la centrale d'achat MH Flux
Livraison commande patient :
Ajout des informations suivantes sur les Bons de Livraison pour les commandes patient :
Nom du livreur affecté à la livraison
Nom de l'IDEC assigné(e) au patient
Nom de la DIET assigné(e) au patient
Si aucun(e) IDEC ou DIET n'est assigné(e)e au patient, l'espace sur le BL reste vide.
Lors de la création d'une tâche dans le planning commercial depuis le planning lui-même ou depuis la liste des contacts :
une case à cocher a été ajoutée pour valider cette tâche :
Elle est cochée par défaut, en cliquant sur Créer la tâche , elle sera automatiquement validée dans le planning :
Fiche article
A la création d'une fiche article, a été rajouté la possibilité de choisir la source (la provenance) de celui-ci (Direct ou centrale d'achat)
La saisie d’une « Source » (Direct ou centrale d’achat) conditionne les choix suivants :
· Fournisseur
· Fabricant
· Catégorie
Seuls les éléments associés à la même source que l’article pourront être sélectionnés.
Ajout d'une case à cocher permettant de filtrer les protocoles pour lesquelles il n'y a pas d'ordonnances MATERIEL scannée
Sans ce filtre, la liste affiche uniquement les protocoles sans aucune ordonnance.
Depuis la fiche d'un Contact :
Une amélioration de la gestion des tâches auprès des prescripteurs a été faite concernant la création et la validation de celles-ci.
Modification de la création d'une tâche pour un prescripteur
2. Validation de la tâche créée pour un prescripteur avec le bouton
Ajout du Destinataire de règlement permettant de n'envoyer que la part AMO suite à un recyclage.
Contrôle de changement de date de facture.
A chaque début de mois, le logiciel informe l'utilisateur de ce changement et propose ainsi de revenir sur une date antérieure pour finaliser la facturation. Nos équipes ont optimisé cette demande qui se présente désormais sous forme de calendrier
La réponse à cette question marquera la date de facturation pour le nouveau mois.
Lorsque l’utilisateur facture en SESAM Vitale, il existe deux processus : la génération de la facture et la génération de la FSE. Ces deux étapes ne nécessitent pas les mêmes droits et peuvent être réalisées par des personnes différentes, elles ont donc été dissociées :
Lorsque l’utilisateur facture en SESAM Vitale, la volumétrie peut créer des lenteurs, il est désormais possible de facturer un nombre prédéfini de préfactures.
Pour éviter certaines lenteurs comme précisé plus haut, il est possible de facturer sans générer de FSE (cela évite le temps d'interrogation de la CPx). Lorsque les factures ont été faites, il faut générer les FSE via le bouton "Générer les FSE" présent sur le tableau de bord de facturation
Une fois les factures cochées, cliquer sur le bouton pour générer les FSE. Cette étape nécessite également la présence de la carte CPx.
Seules les FSE peuvent être télétransmises.
le bouton permet de générer la facture et la FSE
le bouton permet de générer uniquement la facture (la génération des FSE doit se faire dans un second temps. (voir le paragraphe " Lorsque l'on génère uniquement des factures et non des FSE" en fin de document)
Depuis le "Go Facturation" via la case
Factures à télétransmettre
Lorsque la télétransmission a été effectuée depuis l'écran de FSV, si on clique sur le bouton "Terminer"
On arrive sur cette fenêtre qui donne l'indication que la télétransmission est terminée.
Pour sortir de cette fenêtre, il suffit de cliquer sur la croix en haut à droite de l'écran.
L'intégration de l'ordonnance initiale dans le protocole permet dorénavant de convertir automatiquement le document en Pièce Justificative SCOR
Insulinothérapie
Ajout du système en boucle semi-fermée MINIMED 780G
Rejets
Modification du conteneur "Rejet" de l'écran de facturation, on peut désormais voir le motif de rejet depuis la liste sans rentrer dans la facture. Il est également possible d'exporter cette liste.
Sur la facture rejetée, un encart permet de savoir quel organisme a rejeté la facture (AMO/AMC)
Intégration du logo
Il est désormais possible d'intégrer un logo propre à l'agence et plus seulement au concept.
AMC
L'export des patients d'une mutuelle indique désormais le statut du patient
- Prise en compte du système DIABELOOP :
L’arrêté du 15/09/2021 porte inscription du système de boucle semi-fermée DBLG1 de la société DIABELOOP au titre I de la liste des produits et prestations remboursables prévue à l’article L. 165-1 du code de la sécurité sociale
Dans le logiciel :
Adaptation des nouveaux codes LPPR Fabricants sur le protocole d'insulinothérapie.
Ajout d'un champs pour les instructions supplémentaires, apparaissant sur le BL :
Ce champs permet d'ajouter des instructions concernant la livraison. Il ne remplace pas les champs d'adresses du patient.
Décryptage des codes barres GS1 / HIBC avec la douchette, à la réception de commande fournisseurs :
Il est désormais possible de scanner le code barre ou le numéro IUD d'un article, à la réception de la commande fournisseurs.
Le conteneur des rejets situé dans le menu FACTURATION, onglet Tableau de Bord a été amélioré pour prendre en compte tous les rejets. Que ce soit un rejet :
De la part AMO
De la part AMC
Des deux parts (AMO + AMC)
Suite à cette mise en production, le nombre indiquant les rejets dans le conteneur va de fait augmenter. Cette augmentation est tout à fait normale puisque avant, seuls les rejets des deux parts (AMO+AMC) étaient comptabilisés.
Les listes de recherche du tableau de bord Facturation ont été améliorées afin de garder en mémoire les critères de filtre :
Exemple :
Liste des préfactures en attente : modification du nombre de lignes par page
Lorsque l'on charge une préfacture, le filtre reste présent sur la liste lors de la fermeture de la préfacture.
Les infos saisies dans "Coordonnées" de la fiche patient apparaissent sur le Bon de Livraison comme complément d'adresse.
Gestion des conflits entre l'adresse du dossier et celle ramenée par l'appel ADRi
Modification des états de télétransmission des factures :
Ont été ajoutés les statuts suivants :
Modification de l'intervalle de facturation de 30 jours à 28 jours
A partir du 1er février 2022, il ne sera plus possible de facturer du consommable lorsqu’un traitement est rempli et posé en établissement de santé.
Dans ce cas, pour les types de protocole Perfusion, Immunologie et PCA, lorsque le traitement est rempli et posé sous l’égide d’un établissement de santé, on ne facture pas les PERFADOM de 27 à 40.
Suite à l'arrêté du 25 novembre 2021, la création d'un nouveau PERFADOM 45 a été ajouté à la base de calcul du logiciel.
pour plus d'information, suivre le lien vers Règlementation quant aux changements de PERFADOM
Livraison le 19 janvier 2022
Permet d'ajouter les informations relatives à la Maternité depuis un appel ADRI, dans la fiche patient.
Ajout de la colonne "Structure" pour les exports de contacts
Lorsqu'un contact est rattaché à plusieurs structures, il y a autant de ligne de ce contact que de structures dans le tableau de l'export :
Dans le cadre de caisses ne gérant pas la télétransmission (Caisses Monégasques et CFE), lorsque l'on facture, le message suivant apparait
Il indique que la caisse n'est pas nationale et que les factures ne partiront pas en télétransmission.
Attention, à l'heure actuelle ces factures qui ne sont pas envoyées en télétransmission sont par défaut notées comme télétransmise
Livraison prévue le 11 janvier 2022
Lors du recyclage d’une facture faite en B2, les taux AMO et AMC sont réinitialisés pour éviter d’éventuelles erreurs d’exonération.
Possibilité de sécuriser en mode PAPIER
Lors de la fermeture de la fiche patient, si des modifications ont été apportées sans être enregistrées, une fenêtre s’ouvre pour le préciser :
Dans la saisie de protocole a été ajouté une case permettant d'afficher seulement les articles en stock :
Cela concerne les protocoles suivants :
-Pansement
-CNO
-Neuro-stimulateur
-Stomathérapie
-Urologie
-MAD
-Stomie digestive définitive
-Stomie digestive temporaire
-Stomie urinaire
-Aspirateur trachéal
-Ventre PRO
-Prêt
Marquage CE : mise en place du marquage CE dans le logiciel. Voir la page en suivant le lien : Marquage CE
Livraison le 23 Décembre 2021
Ajout de la lecture Carte Vitale. Ce bouton est présent dans "Ajout rapide" et "Dossier complet". Il permet de remonter les informations contenues dans la carte vitale, dans le dossier du patient.
Paramètres : Ajout d'une case pour préremplir les Cerfas
Permet d'utiliser des Cerfas sur lesquels les identifications du fournisseur et de la structure sont déjà remplies.
Le terme "Qrieu" a été remplacé par "Q2" dans l'intégralité du logiciel
Le terme "Caisse" a été remplacé par "AMO" et "Mutuelle" par "AMC"
Ajout d'un bouton dans l'écran de télétransmission, permettant de télécharger les factures patients
Livraison prévue le 14 Décembre 2021
Saignée : mise à jour des LPP fournisseurs dans le protocole. Le logiciel récupère les codes LPPR contenus dans les fiches articles pour les remonter dans le protocole.
Affecte automatiquement le LPPR de l'article lorsque celui-ci est renseigné.
Oxygénothérapie : gestion des changements de tarifs LPPR automatique. Lors de changement de prix LPPR, le logiciel basculera le nouveau tarif à compter de la date de changement. Si celle-ci se trouve sur une semaine en cours, la modification sera effective sur la période suivante.
Modification de l'affichage des mutuelles : dorénavant, les mutuelles apparaitront sous forme de liste de recherche comme pour les Caisses.
Export de la liste des patients d'une mutuelle :
Compte rendu prescripteurs : Amélioration des règles d'affichage
En rouge les compte rendus en retard et en jaune les compte rendus à faire. En passant la souris sur les cases, une infobulle donne un complément d'information relatif à chaque patient.
Message important : possibilité de créer plusieurs "Message important" sur le dossier patient.
Marquage CE
Intégration du code barre via "l'ajout de stock" avec une douchette, si la classe de DM n'a pas été renseignée dans la fiche article
2. Intégration du numéro IUD via "l'ajout de stock" avec une douchette, si la classe de DM a été renseignée dans la fiche article
A ce jour, la douchette permet le scan des codes barre et numéros IUD lors de l'ajout de stock ainsi que l'intégration du code barre EAN13 dans la fiche article. Nos équipes travaillent toujours à la mise en place effective de la douchette pour la gestion de stock.
SAV/Désinfection : Mise en place d'un menu déroulant pour la mise en SAV d'un matériel
Livraison le 25 Novembre 2021
PJ SCOR : Ajout de la visualisation de l'ordonnance originale
Facturation et préfacturation : Visualisation des informations d'AMO, d'AMC et de couverture directement depuis le slide "État dossier"
Facturation : ajout d'un conteneur pour la génération de FSE
Ce conteneur permet de récupérer la liste des factures qui ont été générées par le logiciel mais pas transformées en FSE. La génération de FSE se fait comme une facturation classique depuis cet écran :
Dossier patient : couverture AMC.
Possibilité de scanner un code Datamatrix présent sur une carte de tiers payant mutuelle pour renseigner automatiquement les données d'une fiche mutuelle (le scan peut être fait via un téléphone portable qui possède cette fonctionnalité).
Traçabilité : saisie obligatoire du motif de mise en SAV du matériel de location
Traçabilité : suppression numéro de série, commentaire obligatoire pour le choix "Autre"
Lors d'une suppression de n° de série, si le choix "Autre" est sélectionné comme motif, il est désormais obligatoire de saisir un commentaire :
Mutuelle CMU remplacée par C2S. Le fonctionnement reste identique, seul le nom a changé.
Possibilité d'importer la spécialité des prescripteurs en masse via un import de fichier.
Lien vers la page : Modification des spécialités contacts
Livraison le 10 Novembre 2021
Vérification des préfactures :
Ajout d'un contrôle supplémentaire sur les préfactures. Si le logiciel constate une incohérence d'ALD entre le dossier patient et le protocole ou entre deux protocoles du même dossier, les préfactures passeront à l'état "à vérifier"
Ajout d'un conteneur supplémentaire contenant les préfactures à l'état "à vérifier" sur le tableau de bord "Facturation"
Gestion des conflits d'adresses du dossier patient :
Si une différence d'adresse entre le dossier du patient et la lecture de la carte vitale ou l'appel ADRI, le logiciel ouvre une fenêtre proposant le choix de l'adresse à intégrer dans le dossier.
Intégration des Pièces Justificatives SCOR :
Lors de la conversion de documents en Pièce Justificative SCOR, la catégorie du document est mis automatiquement sur "Matériel" au moment où on clique sur Convertir en PJ SCOR ou Importer une PJ SCOR
Conversion des Pièces Justificatives SCOR déjà intégrées
Ajout d'un bouton permettant de convertir un document qui a été intégré sans être converti
Ce bouton de conversion n'apparaît que sous certaines conditions :
dans le cas d'un document non converti en SCOR, non typé et de catégorie différente de Matériel
dans le cas d'un document importé en SCOR, typé et de catégorie différente de Matériel
dans le cas d'un document importé, typé autre que ORDN et de catégorie Matériel
Modification de la spécialité du contact :
Ajout de la modification de spécialité directement depuis la liste des contacts, par un "double-clic"
Modification des codes LPPR dans le protocole d'insulinothérapie :
En fonction du stock de l'agence, les articles proposés seront différents
Protocoles :
Débranchement, amélioration de l'ordonnance pharmacie : intégration de la molécule dans l'ordonnance.
Tous les protocoles : ajout de la QSP et la signature sur toutes les ordonnances.
Amélioration du menu "stock locatif" :
Les numéros de série en stock locatif apparaissent désormais par ordre croissant.
Marquage CE :
Ajout de la classe de DM (Dispositifs Médicaux) dans l'export "catalogue"
Ajout d'un filtre permettant de ne voir que les commentaires patients
(Module soumis à licences)
Export de la liste des sorties patients :
Paramètres :
(A activer sur demande)
Activer la gestion centralisée des modifications d'informations caisse et mutuelle sur un concept. Cela à pour but de modifier une information (adresse, autre…) d'une caisse ou d'une mutuelle sur toutes les agences du groupe.
Autoriser les caractères alphanumériques sur les comptes tiers fournisseurs
Livraison le mercredi 27 Octobre 2021
Paramètres : possibilité de configurer le Tiers Payant des couvertures AMO et AMC comme étant coché par défaut à la création de celles-ci.
Dossier patient : amélioration de la gestion des couvertures AMO en conflit avec le code situation.
Lorsque l'on modifie une couverture patient ayant un code situation renseigné (via lecture de carte VITALE), celui-ci s'enlève automatiquement au profit de la modification manuelle.
Fiche administrative : ajout des informations d'adresse patient et des numéros de téléphone fixe des contacts et intervenants sur l'édition
Édition protocole : contrôle permettant d'enregistrer les modifications.
Un message de confirmation s'affiche après la modification d'un protocole
CR prescripteur : il est désormais possible de dupliquer un compte-rendu.
Commande protocole : ajout d'un filtre pour afficher seulement les articles disponibles en stock
Livraison le mercredi 13 Octobre 2021
Facturation : détail du code exonération ligne par ligne
Télétransmission : ajout d'une colonne AMC
Cette distinction permet de télétransmettre des CMU et AME indépendamment des autres.
On retrouve la terminologie :
- Autre -> correspond à une mutuelle autre que CMU ou AME
- CMU -> correspond à une CMU
- AME -> correspond à une AME
- ''-'' -> indique qu'il n'y a pas de mutuelle
Accès au dossier de facturation du patient depuis son dossier de coordination.
Articles : ajout de la classe de DM
Livraison lundi 30 septembre 2021
Facturation : contrôle de l’ALD des prescriptions
Ajout d’un contrôle de cohérence d’ALD entre les prescriptions liées à une même préfacture. Si il y a une différence, l’état facture est en rouge et le message suivant apparaît :
Facturation : mise à jour de l’ALD de la prescription depuis la préfacture
Ajout d’un bouton permet d’activer ou désactiver l’ALD sur la préfacture sans retourner dans le dossier du patient
Facturation : détail par ligne de préfacture/facture de l’ALD
Ajout, sur les lignes de préfacture et facture de l’information ALD
Facturation : Report de l'ALD du protocole à la préfacture
Lorsque l'on modifie l'ALD depuis les options du protocole, cela modifie également l'ALD des lignes de préfactures liées au protocole
Facturation : Affichage de la catégorie et du type de document joints
Ajout de la catégorie et du type de document ainsi qu’un élément permettant de savoir quel document sera envoyé avec la facture
Ajout des protocoles d’insulinothérapie et nutrition entérale dans les favoris
Lien vers la page Protocoles favoris
Ajout de différents champs de paramétrage de l’agence et du concept
Dépôt de Chimio :
Tri des noms patients par ordre alphabétique
Livraison possible depuis le dépôt et le stock pour un même patient.
Drag/drop en masse de patients vers un matériel
SESAM-Vitale
Création d'une AMC depuis la création de la fiche patient
Dossier patient : ajout d'information pour l'accident de travail (AT)
Dossier facturation : ajout de champs pour l'accident de droit commun
MAD
Intégration d'informations de DAP pour le protocole MAD
Protocoles Favoris :
Possibilité de modifier ou supprimer un favoris.
Lien vers la page Protocoles favoris
Intégration du numéro de sécurité sociale monégasque (de 4 à 6 chiffres)
Ajout de la constante "pré-albumine"
Compte rendu :
Passage au 1er Juillet 2021 des LPPR par Fournisseurs. (Voir la page : LPP par Fournisseurs)
Ajout de la date d'achat des articles en stock
Possibilité d'exporter pour toutes les agences auxquelles on a accès concernant le stock locatif, le stock consommable et l'historique des commandes fournisseurs.
Plusieurs changements ont vus le jour avec le passage en SESAM-VITALE :
L’enregistrement des données caisses et mutuelles dans le dossier patient
L’enregistrement de la couverture caisse dans le dossier patient
L’ajout d’ordonnance au protocole (obligatoire pour la télétransmission)
La facturation
La télétransmission avec une mise en lot des FSE et des PJ SCOR
Les retours Noémie se récupèrent via le bouton
voir la page Facturation en norme SESAM-VITALE
voir la page : Module Gestion Dépôts de chimio
Ajout d'un contrôle sur les incompatibilités des codes LPP proposés pour la facturation des protocoles de perfusion
Le statut de prise en charge du patient s'affiche désormais dans son dossier de facturation
Depuis le menu Commercial / Export, ajout dans l'outil « Vos stats » de la sélection multiple d’établissements et/ou de prescripteurs
Ajout d’une colonne « Tarif LPPR » dans le fichier d'export du catalogue des articles
Ajout d'une colonne affichant le n° FINESS du prescripteur dans la File Active
Ajout de la notion "Type de Prise En Charge" dans la file active
Sur la Fiche administrative du patient, ajout du diététicien et d’un champs « Commentaire »
Ajout d'un nouveau type de boite mail pour la télétransmission : OVH
Correction de filtre sur la colonne ‘Date facture’ dans GO Facturation
Gestion des retours NOEMIE en Référence 534
Ajout de la possibilité d'éditer la feuille de sois sur le Cerfa 11389*05 :
Gestion de la TVA des forfaits par agence
Tableau des valeurs d'avertissement accessible sans erreur
Il est possible de visualiser les packs MH Flux dans Q2 : Depuis le bouton "+" dans le stock > packs > Tout voir :
Correction du filtre sur la colonne ‘Date facture’ dans GO Facturation
Prise en charge des photos avec format .heic dans le suivi de plaie
Ajout d'un export des fournisseurs d'une agence dans la page listing des fournisseurs :
Correction de l'affichage des Factures rejetées avec un retour Noémie en Référence 580
Correction en facturation sur le graphique CA prévisionnel
Il est désormais possible de créer un avoir sur une facture de redevance (protocoles liés à l'assistance respiratoire).
Les majorations des tarifs LPP pour Mayotte et Saint-Pierre & Miquelon sont calculées automatiquement
Validation de facture : message avertissement si la caisse est monégasque
Création d'un nouveau forfait DEXCOM G6 pour les capteurs de glycémie
Affichage de la liste des destinataires de règlement en fonction du mode de télétransmission :
Dans Facturation > Facture > état facture > destinataire de règlement :
Patients sans droit : ajout des colonnes date de naissance et structure dans les exports PDF et CSV
Suppression de la facturation demandée affichée pour les clients faisant la télétransmission par le biais de Résopharma :
Un pied de page personnalisé peut être créé pour l'édition des Devis, Bon de Livraison et Facture. Nous contacter si besoin.
Focus 2020 Q2
Exclure les articles inactifs dans les ordos produits.
Ajout de pièce jointe lors de la rédaction rapport après un rendez-vous prescripteur.
Modification entretien intercure et ajout de molécule sur un entretien intercure
Ajout de la coche Urgence dans le formulaire de soutien.
Afficher date début de soin & date prescriptions si différentes dans ordo pharmacie.
Ajout de la possibilité de télécharger le consentement éclairé du patient dans le suivi patient.
Ajout de la possibilité d'ajout d'ordonnance vierge.
Dépôt : Suppression du lien pour télécharger les BLs patients si aucune livraison n'a été faite sur la semaine sélectionnée.
Diabète : mise en place le nouveau modèle d'ordonnances.
Quand un utilisateur n’est pas sur l'agence, on peut le désigner en tant que livreur.
L'assigné d'un prescripteur est sélectionné comme apporteur par défaut d'une facture.
Clarification des dates d'ordonnances lorsqu'un traitement est terminé avant le terme.
Création Fournisseur - Amélioration pour le multi-agence avec centrale d'achat.
Immunologie et Débranchement - ajout des intervalles "semaine" et "mois".
Dossier patient : possibilité d'ajouter des documents .txt ou .xml.
Créer un avoir sur commande Fournisseur.
Ajout d'article sans stock dans les protocoles de soins de type produit.
Sélection du lieu de stockage à la reprise de stock.
Possibilité de faire des avoirs depuis la fiche d'une facture comptoir.
Ajout de la possibilité d'ajouter des photos aux CRs de Nouvelles.
Ajout de la saisie de documents pour les contacts et structures.
Ajout d'un commentaire livraison favoris lors de la création commande et dans les ordos produit.
Rajouter le RPPS prescripteur sur les ordos.
Possibilité de passer par le formulaire standard pour les protocoles d'immunologies.
Modification du bon de commande avec ajout du compte tiers, de l'utilisateur, de l'email du fournisseur et de la sous-catégorie des articles.
Génération des prescription valeur à la fin de la saisie d'un protocole pour avoir le PDF des ordonnances pharmacie préremplies.
Ajout de la possibilité de configurer le qualificatif dépense lors de l'ajout d'un acte à une facture (SV).
Ajout du nombre de catégories enfants dans "gestion des catégories".
Sur le dossier patient, rajout du libellé de la catégorie de prescription sous le matériel en location pour laquelle le matériel à été loué.
Possibilité d'indiquer qu'une molécule dans un protocole de perfusion doit se récupérer à la pharmacie hospitalière. Affichage de la molécule dans la pharmacie hospitalière dans ces cas-là.
Ajout manuel d'un versement.
Ajout des patients partagés dans les patients assignés.
Ajout de la préfacturation pour les AVF.
Possibilité d'ajouter des forfaits Aérosolthérapie (TIPS) dans une fiche article
Possibilité de recycler des factures importées avec toutes les informations qui ne sont pas saisies correctement.
Activation de la possibilité de DRE dans certains cas de mutuelles.
Possibilité de créer un avoir sur une facture de redevance
Ajout des majorations pour Mayotte et Saint-Pierre & Miquelon
Les boutons du bandeau dans le dossier patient rafraichissent l'application.
Recherche de client dans la facturation par numéro de sécurité social.
Possibilité de télécharger un export des contacts de l'agence
Regrouper les prescriptions sur le même BL.
Ajout des stocks mini dans l'export inventaire CSV.
Fiche contact : numéro de téléphone cliquable.
Ajout de la catégorie des scans dans la liste des protocoles scannés.
Pouvoir agrandir la zone de texte Ajout message dans le journal d'un patient.
Ajout de l'historique de recherche pour facturation/client et facturation/n° de facture.
Ajouter Prescripteur au niveau de l'ordonnance.
Historique des recherches patients et téléphone sur l'accueil.
Historique des recherches article précédentes dans le menu stock.
Ajout de l'IDEC dans la file active.
Fiche Structure : Ajout d'une colonne Statut sur la liste Patients ainsi qu'un lien vers le dossier patient. Ajout d'un lien vers la fiche contact depuis la liste des Contacts de la structure.
Ouverture d'une nouvelle page lorsque l'on télécharge les factures mutuelles des factures en attentes de télétransmissions.
Tableau des périodes livrées et non livrées avec possibilité de lancer la préfacturation.
Depuis le traitement d'un patient, ajout d'un bouton pour pouvoir modifier le protocole si la prescription n'est pas livrée.
Ajout d'un script permettant d'importer un fichier CSV dans les structures.
Ajout d'un script pour importer des contacts depuis un fichier CSV.
La création d'un numéro lot ou série doit être unique par agence.
Ajout de la saisie de documents pour les contacts et structures.
Possibilité de supprimer un prescripteur depuis une structure.
Ajout de l'adresse du patient et de la date de réception DAP.
Ajouter l'adresse et le code postal dans l'extraction du contact.
Ajout de deux colonnes dans l'export des colonnes fournisseurs affichant le total ht & ttc des quantités réceptionnées
Dans "commande d'un dossier patient", pouvoir séparer les Packs personnalisés des Packs de Réappro.
Ajouter colonne catégorie dans relance ordo + dans catalogue rendre la colonne actif/inactif modifiable au clic.
Accéder au dossier patient depuis une facture puis revenir sur la facture en fermant le dossier patient.
Ajout du statut de la PEC d'un patient dans la liste des ordos à renouveler.
Ajout de la possibilité d'exporter les factures en attente de retour Noémie.
Ajout du total ttc & ro des factures en attente de retour Noémie.
Ajout de la possibilité de visualiser les factures liées aux commandes fournisseurs dans l'historique des commandes fournisseurs.
Ajout de l'information indisponible dans le détail des lots du stock.
Affichage des causes de rejets sur les factures même si celles-ci sont recyclées.
Ajout de l'état "Payée" pour les factures ayant été remboursée à 100%.
Ajout de l'état "Rejetée" pour les factures, cela afin de ne pas les afficher dans les préfactures en attente.
Possibilité de modifier les dates de DAPs sur la page d'édition des protocoles
Possibilité d'assigner le transfert de stock a un utilisateur spécifique au lieu de l'agence
Gestion de pied de page personnalisé pour devis, BL et factures
Règlement 2.1 - génération de N° de pièce.
Ajout de la colonne "Note" dans les impayés, mis à jour du datatable "livraisons validées" après une modification du statut de la commande.
Cochage automatique de la case "Location" si nécessaire lors de la modification d'ordonnances produits.
Tri dans les impayés prend en compte les règlements déjà effectués dans le calcul.
Date de fin = date de début lors de la préfacturation de prescription de produit sans location.
Problème d'incohérence entre le datatable des dossiers incomplets et l'export csv.
Dupliquer aussi le contenu de la commande lorsque l'on duplique une ordonnance nutrition entérale
Ajout d'une configuration sur le dossier permettant de spécifier que l'utilisateur ne dispose pas de numéro de sécurité sociale afin que celui-ci ne sorte pas dans les tableaux de Go
Facturation/Patients sans droits/dossier incomplets/préfactures en attente.
Réception et stockage des Accusés de réceptions Résopharma avec affichage dans la liste des télétransmissions.
Ajout de la vérification de la date d'accident du travail/maternité sur la facture pour les dossiers incomplets.
Fluidifier la navigation au sein de la sidebar qui contient les informations de la facture, en y ajoutant des boutons de navigation.
A compter du Mercredi 8 Décembre 2021, l'adresse du logiciel change.
Dans un soucis d'amélioration continue de nos services, nous changeons d'hébergeur de données de santé (HDS). De fait, à partir du mardi 7 Décembre 22h00, vous ne pourrez plus accéder à votre espace.
A l'heure actuelle, vous vous connectez au logiciel via l'adresse URL https://q2.qrieu.fr
A partir du mardi 7 Décembre 2021 22h00 vous devrez vous connecter avec cette adresse https://q2.mustinformatique.fr
En tant qu'utilisateur, cela ne va rien changer puisque ce n'est pas le logiciel qui change seulement son adresse.
Si le logiciel fait partie de vos favoris sur le navigateur, il suffit simplement de définir la nouvelle adresse comme étant favoris :
Sur Google Chrome :
Sur Firefox :
Dans cette page, vous trouverez les principales différences entre la norme B2 et la norme SESAM-Vitale
Les normes B2 et SESAM-Vitale (SV) correspondent à un contexte de télétransmission différent. La particularité de la norme B2 réside dans l'envoi papier de documents comme le Cerfa, l'ordonnance initiale, le bordereau de télétransmission,... De plus l'envoi du flux de télétransmission transite par l'AMO et ensuite l'AMC avant de revenir sous forme de retours NOEMIE
La particularité du SESAM-Vitale est la dématérialisation des factures et Pièces Justificatives. De plus, l'envoi du flux de télétransmission se fait à l'AMO et l'AMC simultanément (réduisant ainsi le temps de traitement de la facture) avant de revenir sous forme de RSP (Rejet Signalement Paiement)
Le SESAM-Vitale apporte aussi son lot d'acronymes :
FSE : Feuille de Soin Électronique (concerne les factures AMO)
DRE : Demande de Remboursement Électronique (concerne les factures AMC)
PJ SCOR : Pièce Justificative au format numérique SCOR (ces pièces permettent de justifier la facture envoyée)
ARL : Accusé de Réception Logique (celui-ci peut être positif ou négatif, il indique la bonne réception du flux des factures)
RSP : Rejet Signalement Paiement (c'est la réponse des organismes concernant les factures envoyées. Celui-ci peut être positif (Paiement), négatif (Rejet) ou informatif (Signalement)
SV : SESAM-Vitale, correspond à la norme de télétransmission de FSE
Le fonctionnement de SESAM-Vitale nécessite la sécurisation des factures permettant de générer les FSE. Il existe différents modes de sécurisation :
SÉCURISÉ : ce mode s'active lorsque la carte professionnelle et la carte vitale du patient sont utilisées pour générer la FSE
DÉSYNCHR (pour Désynchronisé) : ce mode s'active lorsque la facture est initiée avec la carte professionnelle et la carte vitale du patient mais que la fin de l'opération s'effectue sans la carte vitale
SANSVITA (pour sans vitale) : ce mode s'active lorsque la FSE de location est générée uniquement avec la carte professionnelle
DÉGRADÉ : ce mode s'active lorsque la FSE de vente est générée uniquement avec la carte professionnelle
PAPIER : ce mode permet de ne pas générer de FSE
- Comme indiqué plus haut, le fait d'envoyer les flux de télétransmission aux différents organismes en même temps permet de diminuer le temps de "trajet" des factures et de fait, diminuer le temps de traitement et de retour. Les retours en SESAM-Vitale sont donc plus rapides.
- Un autre avantage réside dans la dématérialisation, en SESAM-Vitale, tout se fait électroniquement :
le Cerfa étant sécurisé se transforme en FSE permettant ainsi son envoi numérique
l'ordonnance initiale est convertie en PJ SCOR permettant ainsi son envoi numérique
le bordereau de télétransmission se crée numériquement à l'envoi des lots de FSE
En d'autres termes : il n'y a plus de courriers à envoyer.
- L'accès au service ADRI, permettant de consulter les droits AMO d'un patient ADRI en SESAM-Vitale
Au vue des avantages de dématérialisation et de temps de retour, il y a quelques contraintes :
il faut scanner les ordonnances initiales de chaque protocole. Scan des ordonnances
Les couvertures AMO doivent être plus précises Couverture AMO en SESAM-Vitale
Les mutuelles ont deux modes de gestion : Unique et Séparée. Une mutuelle en gestion unique transite par l'AMO pour atteindre l'AMC alors que la gestion séparée va directement vers la mutuelle Création d'une AMC
Quasi toutes les mutuelles peuvent être en gestion séparée.
Les mutuelles comme la MSA, la MGEN, la CAMIEG, sont en gestion unique puisqu'elles sont aussi des caisses de Sécurité Sociale.
L'utilisation de la norme SESAM-Vitale dans Q2 est décrite précisément dans les pages suivantes :
A partir du 1er février 2022, un nouveau PERFADOM pourra être facturé lors du débranchement. A savoir : le forfait de débranchement d’un système actif toutes les semaines. Il s’agit d’un nouveau perfadom, propre aux débranchements des systèmes actifs le PERFADOM 45.
Au vu de l’arrêté du 25 Novembre 2021 (Cliquez ici pour consulter l'Arrêté) :
Création du PERFADOM 45 :
1195879 Perf à dom,forf hebdo consom-access, debr SA étab sant, PERFADOM45-C-DEBR-SA (13,80€)
Protocoles concernés :
Tous sont concernés. Le critère d’application de l’arrêté est “rempli en établissement de santé”
Facturation :
Forfait installation spécifique perfadom 3 spécifique Ets Santé
Forfait suivi (dépend de diffuseur ou SA)
Forfait conso spécifique 45 (voir paragraphe du dessus)
On ne doit plus facturer les forfaits de conso (de 27 à 40) ou installation standard pour diffuseur ou Système Actif
Date d’application au 01/02/2022 :
Cette date concerne la date de début de période facturée et non la date de facture ou prescription.
Si la date de début de période est antérieure au 01/02/2022, la facturation d’avant l’arrêté s’applique.
Si la période de soins débute à partir du 01/02/2022, on applique la nouvelle facturation.
Si on facture le 10/02/2022 la période du 28/01/2022 au 10/02/2022 on aura :
Facture pour période du 28/01/22 au 03/02/2022 avec forfait suivi (Perfadom 8) + conso DIFFUSEUR (Perfadom 24)
Facture pour période du 04/02/2022 au 10/02/2022 avec forfait suivi (Perfadom 8)+ conso DIFFUSEUR (Perfadom 24)
Si on facture le 10/02/2022 la période du 28/01/2022 au 10/02/2022 on aura :
Facture forfait installation en établissement de santé (Perfadom 3)
Facture pour période du 28/01/22 au 03/02/2022 avec forfait suivi (Perfadom 7) + conso Système Actif (Perfadom 24)
Facture pour période du 04/02/2022 au 10/02/2022 avec forfait suivi (Perfadom 7) + conso Système Actif (Perfadom 45)
En Système Actif et en Diffuseur, les forfaits suivi et conso se facturent toutes les semaines.
Découverte des éléments essentiels de l’interface du logiciel.
Le bandeau supérieur est toujours présent sur les fenêtres principales de l’interface et affiche des éléments génériques, donc les fonctions s’adaptent selon la fenêtre affichée.
Version actuel du logiciel
Nom de l’agence connectée
Menu principal
Zone de recherche rapide
Bouton de création
La zone de recherche peut comporter un menu pour choisir le thème de la recherche rapide
Zone de saisie pour la recherche :
Un clic dans cette zone affiche les derniers éléments recherchés
Pour lancer la recherche, cliquer sur la loupe ou appuyer sur Entrée
Sur l’écran d’accueil cette zone de recherche est le principal accès aux fiches des patients.
Certaines fenêtres du logiciel vont afficher des listes de résultats intégrant des critères de recherche, des fonctions de tri et des boutons d’action dépendant de la liste.
Un bouton situé en haut à droite des listes permet de fermer la fenêtre et de revenir à l’écran précédent.
Saisir les critères de recherche voulus et appuyer sur Entrée pour lancer la recherche
Cliquer sur le bouton pour appliquer le tri sur la colonne, cliquer une seconde fois pour inverser l’ordre du tri
Une flèche plus foncée sur le bouton de tri marque le tri en cours
Ces boutons déclenchent une action sur la ligne de liste concernée, ils varient en fonction des listes et donc des actions possibles.
Les modules Commercial, Livraison, Stock et Facturation intègrent une fenêtre de tableau de bord.
Compteurs
Boutons
Graphique
Les compteurs affichent des chiffres essentiels liés au module sélectionné, un clic permet d’ouvrir une liste détaillant ces données.
Les boutons ont une fonction similaire mais n’affichent pas forcément de chiffres.
Un graphique affiche une statistique importante liée au module sélectionné (par exemple le chiffre d’affaire pour la facturation).
Zoom : En sélectionnant une zone via la souris sur l’axe horizontal du graphique, un zoom se déclenche sur cette partie. Un bouton ‘réinitialiser le zoom’ apparait alors en haut à droite pour revenir à l’affichage initial
Filtres : Plusieurs filtres sont affichés sous le graphique, un clic permet d’activer ou non l’affichage des données liées au filtre.
Ce bouton ouvre une interface permettant de saisir de nouvelles données dans le logiciel. En fonction de la fenêtre, les choix affichés sont différents.
Export : Le bouton permet d’imprimer ou d’exporter le graphique sous plusieurs formats.
Icône
Actions liées
Ouvrir l’élément de la ligne pour consultation
Supprimer l’élément de la ligne
Télécharger un document associé à l’élément de la ligne
Déployer une nouvelle zone pour afficher des données supplémentaires
Ouvrir l’élément de la ligne en modification
Afficher des informations liées aux bons de livraison
Relancer un traitement lié à l’élément de la ligne
1.Bandeau supérieur
2.Bouton de raccourcis
3.Journal commun
4.Informations patient
Son fonctionnement est également décrit sur l'aide en ligne Interface. Les thèmes de recherche rapide sont les suivants :
Patient : la recherche se fait par nom de patient et permet d’accéder au dossier de coordination du patient
Téléphone : la recherche se fait par n° de téléphone patient et permet d’accéder au dossier de coordination du patient
Molécule : la recherche se fait par nom de molécule et permet d’accéder à la liste des molécules du logiciel puis à la fiche d’une molécule sur le site de l’ANSM (Agence Nationale de Santé du Médicament)
IPP (Identifiant Permanent Patient) : la recherche se fait par n° de dossier hospitalier du patient et permet d’accéder au dossier de coordination du patient (ne fonctionne que si l’IPP a été saisi sur le dossier patient)
La zone affichant les raccourcis s’affiche sur une ou deux lignes via un clic sur le bouton Options :
Ouvre la liste des prescriptions ne contenant pas de document scanné (ordonnance)
1.Télécharger la liste au format CSV
2.Boutons d’action :
1.Cliquer pour ouvrir l’explorateur Windows et choisir le fichier à joindre
2.Choisir le type d’ordonnance
3.Cliquer pour valider l’ajout du document
Cliquer sur Oui pour valider.
Affiche un itinéraire intégrant les adresses des patients ou contacts assignés à l’utilisateur actuel avec une livraison ou un rendez-vous prévu.
Ouvre la liste des comptes-rendus non saisis associés à des patients ou des contacts assignés à l’utilisateur actuel.
1.Boutons d'action
2.État du compte-rendu
1.Retour à la liste des comptes-rendus
2.Retour à l’écran d’accueil
3.Choix du contact destinataire du compte-rendu
4.Passage à l’étape suivante
1.Choix du format du compte-rendu
2.Passage à l’étape suivante
1.Saisie du compte-rendu
2.Visualisation de la mise en page du compte-rendu
3.Passage à l’étape suivante
Un clic sur le format d’envoi créé le compte-rendu et retourne sur la liste.
Ouvre une recherche pour afficher la liste des prescriptions à renouveler sur une période donnée.
Retour à l’accueil
Choix de la période du renouvellement
Validation pour lancer la recherche
Renouvellement de l’ordonnance
Termine la prescription
Affiche l'ordonnance associée à la prescription
Ouvre la liste de tous les protocoles patient actifs de toutes les agences autorisées pour l’utilisateur.
1.Retour à l’accueil
2.Ouverture du dossier patient associé au protocole
Permet de télécharger une fiche d’astreinte listant les patients et leurs coordonnées pour les états suivants :
En cours de traitement
Hospitalisation
En attente de sortie
Cliquer sur le bouton pour choisir le format de la fiche d’astreinte.
Ouvre la liste des patients dont le dossier est incomplet.
1.Retour à l’accueil
2.Ouverture du dossier patient
Ouvre la liste de patients décédés ou en fin de traitement dont il faut aller chercher le matériel.
1.Retour à l’accueil
2.Bouton d’action
Saisie de la date de reprise
Choix du technicien affecté à cette reprise
Choix des matériels à reprendre
Validation :
Envoyer en désinfection : le matériel est considéré comme repris et est placé en désinfection
Créer une reprise : planifie une reprise en attente
Ouvre la liste des patients avec tous les personnels qui leur sont assignés.
Retour à l’accueil
Ouverture du dossier patient
Critères de recherche et liste des assignations
Pour un patient, les assignations possibles sont :
AMT (Assistant Médico Technique)
DT (Délégué Technique)
Diététicien
IDEC (Infirmière Coordinatrice)
Pharmacien
Ce journal est dédié à la transmission d’informations liées à la coordination entre les utilisateurs du logiciel.
Il peut afficher :
Liste des messages
Bouton de filtre permettant de n’afficher que les créations de dossier patient
Ce journal affiche les liste des patients associés à des actions récemment réalisées dans le logiciel.
Liste des messages
Date et heure de dernière actualisation de la liste
Avatar choisi par l’utilisateur publiant le message
Corps du message
Date et heure de publication et nom de l’utilisateur créateur du message
Symbole marquant un utilisateur sans avatar paramétré
Nom de patient commençant par @, un clic ouvre le dossier du patient
Lien vers le dossier du patient concerné
Télécharger la pièce jointe associée au message
Le nombre de messages affichés est limité, mais l’historique est accessible via le bouton Afficher les 20 suivants
Créer un message dans le journal commun
Prendre en charge un nouveau patient
Outils de mise en page du message
Corps du message
La saisie du caractère @ suivi d’une ou plusieurs lettres déclenche une recherche patient, cliquer sur le patient concerné afin de créer un lien dans le message
Cliquer sur Choisir un fichier pour joindre un document au message
Cliquer pour valider la publication du message dans le journal commun
Il est possible de réaliser une prise en charge rapide en ne renseignant que les éléments minimum du dossier patient.
Retour au choix de création
Retour à l’écran d’accueil
Activation du mode ajout rapide
Informations minimum du dossier à renseigner
Création du patient (ouvre la fenêtre du dossier patient)
Sur cet écran, un clic sur le bouton Dossier complet active le mode d’ajout complet du patient, toutes les informations du dossier devront être renseignées.
Les boutons verts ci-dessus permettent alors de naviguer dans les écrans de saisie suivants
Après ces saisies, le dossier patient sera complet et permettra de générer des factures.
Le dossier de coordination est l'espace depuis lequel on peut gérer tout ce qui concerne un patient. On retrouve entre autre :
sa fiche patient
son suivi
ses traitements
ses différents contacts
les commandes attribuées aux traitements
Retour à l'accueil du logiciel
Fiche administrative du patient (format PDF)
Modification de la fiche patient
Statut actuel du patient et informations de base du patient (nom, adresse, motif de prise en charge)
Tableau de bord du dossier de coordination
Suivi du patient
Traitements et prescriptions
Contacts affectés au dossier
Commandes de matériel pour les prescriptions du patient
Bilan diététicien (cet onglet récupère des données de constantes si celles-ci concerne la diététique)
Partage/fusion du dossier patient
N'hésitez pas à naviguer dans les onglets
Permet d'accéder aux autres options du dossier de coordination
Permet de créer un message sur le fil d'actualité du dossier de coordination et/ou un message important
Permet d'indiquer des constantes
et 5. Permet de passer au deuxième volet
6. Permet d'ajouter un contact au dossier du patient
7. Permet d'ajouter un document dans le dossier du patient
8. Permet d'ajouter une personne de soutien dans l'onglet ''Contacts ville''
9. et 10. Permet de passer au premier volet
A l’ouverture du logiciel, l’écran d’accueil s’affiche ; il permet de prendre rapidement connaissance d’informations importantes pour la coordination de l'équipe.
Icônes | Actions liées |
---|---|
Icônes | Actions liées |
---|---|
A faire
En retard
Icônes | Actions liées |
---|---|
Export de la liste au format ou
Icônes | Actions liées |
---|---|
Permet de créer un protocole (voir la page )
Ajouter un document à la prescription
Valider que l’ordonnance a été scannée sans ajouter de document
Annuler la saisie du compte-rendu, la ligne disparait de la liste
Saisie du compte-rendu par étape
Ouvre la fenêtre de gestion de la reprise
Ce nouvel écran n'est accessible qu'aux agences en phase Pilote.
Depuis le dossier patient, l'onglet "Traitement" permet de retrouver l'intégralité des traitements affectés au patient.
L'affichage a été modifié pour trier les protocoles par :
Date de prescription
Prescripteur
Type de protocole
On retrouve l'affichage suivant :
Type de protocole
Détail du(des) protocole(s)
Détail du(des) traitement(s)
On retrouve le principe d'icône permettant de visualiser rapidement le type de protocole ainsi que le nom de ce dernier.
On retrouve ici un certain nombre d'informations :
Date de prescription
Prescripteur
Commentaire du protocole
Indication du nombre de traitements dépendants de ce protocole
Etat de livraison des traitements (ici, les deux traitements ont été livrés)
Bouton d'action permettant de :
On retrouve des informations relatives au traitement :
La durée du traitement
La fréquence
La voie d'abord
Le mode d'administration
Une information sur l'état de livraison
Le bouton pour renouveler le traitement
Ce nouveau formulaire n'est accessible qu'aux agences en phase Pilote.
Afin de faciliter la saisie des protocoles de perfusion, nous avons mis en place cette refonte.
Type de protocole
Formulaire
Résumé du protocole
Validation du protocole et accès à l'éditeur de protocole.
Indique le nom du patient
Indique le nom du prescripteur (peut être modifié ici)
Indique la date de prescription (modifiable)
Permet d'indiquer un titre au protocole
Permet, dans le cas d'un traitement avec plusieurs molécules, le renseigner la même voie d'abord et le même mode de diffusion
Permet d'indiquer un commentaire (de 250 caractères maximum)
Permet d'intégrer la molécule
Permet d'indiquer s'il s'agit d'une intercure et de quel type
Permet d'indiquer le solvant via un menu déroulant
Affiche le dosage (modifiable)
Permet de renseigner la durée d'administration
Permet de renseigner la voie d'abord via un menu déroulant
Permet de renseigner le mode de diffusion via un menu déroulant
Permet d'indiquer si le traitement possède une ou plusieurs cures
Affiche la date de début des soins (par défaut, c'est la date de prescription. Modifiable via le calendrier)
Permet d'indiquer la fréquence du traitement
Permet d'indiquer la durée du traitement
Ces boutons se débloquent si l'option "plusieurs cures" est cochée permettant d'indiquer l'intervalle entre deux cures, le nombre de cures OU la durée totale du traitement
Permet d'afficher des informations supplémentaires
Ce cadre n'est pas obligatoire, il permet de compléter les informations de bases ou de les modifier
Renseigner les champs nécessaire à la création du protocole en fonction de la prescription fournie par le contact.
Le résumé se complète au fur et à mesure de la saisie du formulaire et affiche un récapitulatif des données essentielles du protocole.
Voici un exemple d'un formulaire avec deux molécules : ACUPAN et PRIMPERAN :
Renseigner ensuite l'intervalle ainsi que le nombre de cures. Le logiciel va reprendre les informations de fréquence et de durée pour l'appliquer à toutes les cures.
Contrairement à la norme B2, la norme SESAM-Vitale est plus exigeante en terme de couverture AMO pour le patient.
De fait, il faudra renseigner différents éléments :
Mention particulière
Présence de l'ALD
Nature d'assurance
Date de Validité des droits (facultatif pour le moment)
Chaque grand régime possède ses mentions particulières. Sur la plupart d'entre eux, elles sont communes mais certains grands régimes font exception.
La mention particulière est sur "Pas d'exo taux régime général"
Le code ALD est sur "1 - ALD sur liste"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
La mention particulière est sur "Pas d'exo taux régime général"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
La mention particulière est sur "Taux Alsace-Moselle"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie régime local (Alsace-Moselle)"
La mention particulière est sur "100% toutes prestations"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
La mention particulière est sur "Pas d'exo taux régime général"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AT - Accident du travail"
Renseigner la "Date AT" et le type de "Support AT"
La mention particulière est sur "100% maternité"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "MA - Maternité". Renseigner la "Date Maternité"
La mention particulière est sur "100% toutes prestations"
Le code ALD est sur "1 - ALD sur liste (exonérante)"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
Si l'ALD est engagé sur le protocole, alors l'ALD sera prise en compte lors de la facturation. Sinon, c'est l'invalidité qui sera appliquée.
Patient en invalidité Alsace-Moselle
La mention particulière est sur "100% Alsace-Moselle"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie régime Alsace-Moselle"
Patient avec invalidité
La mention particulière est sur "100% toutes prestations (accidents non couverts)"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
Patient avec ALD
La mention particulière est sur "Non exonéré (accidents non couverts)"
Le code ALD est sur "1 - ALD sur liste"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
Patient à 75%
La mention particulière est sur "75% toutes prestations sauf transport hospitalisation appareillage"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
Ce taux est dépendant des codes LPP engagés et peut être différent sur la facture.
Patient à 80%
La mention particulière est sur "Taux FSV"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
Patient à 85%
La mention particulière est sur "Non exonéré"
Le code ALD est sur "0 - Non"
Nature d'assurance est sur "AS - Maladie"
Le bouton permet de créer des favoris (définis sur le type de protocole et sur le prescripteur)
Ouvrir le protocole
Accéder à l'étape finale
Télécharger l'ordonnance initiale (si le document n'est pas présent, le bouton est grisé)
Intégrer l'ordonnance initiale par l'appareil photo de la tablette ou téléphone
Supprimer le protocole (tant qu'il n'est pas livré)
Cliquer sur pour accéder à l'éditeur de protocole et à l'étape finale
Une fois la première molécule renseignée, cliquer sur le bouton
Cela permet d'afficher un nouveau formulaire en dessous du premier. Si le mode d'administration et la voie d'abord sont identiques, il est possible de cocher les cases présentes dans le cadre "type de protocole"
Cliquer sur pour accéder à l'éditeur de protocole et à l'étape finale
Renseigner le traitement comme vu précédemment et indiquer
Cliquer sur pour accéder à l'éditeur de protocole et à l'étape finale
Lien vers la liste des Codes Régimes
Retour aux mentions particulières
Utilisation du téléservice ADRi(Acquisition des DRoits intégrée) permettant d’interroger le système d’informations hébergé par les Caisses d’Assurance Maladie Obligatoire, pour obtenir les droits de couverture AMO du patient.
ADRi (Acquisition des DRoits intégrée) est un téléservice permettant d’interroger le système d’informations hébergé par les Caisses d’Assurance Maladie Obligatoire. Il permet d’obtenir les droits (*) à jour du patient, et notamment les situations spécifiques (CMU, ALD, Invalidité...).
(*) ne concerne pas les droits Mutuelles en Gestion séparée
A la facturation, cette interrogation des droits permet de typer la facture ADRi, de fiabiliser la facturation SESAM-Vitale même en l’absence de carte Vitale et ainsi d'éviter les rejets.
- Module SESAM-Vitale
- Cartes CPS à jour : Comme pour interroger une carte Vitale, la lecture de la CPS est nécessaire pour interroger ADRi.
A la saisie d’une date de prescription dans un protocole, la couverture ADRi, lorsqu'elle existe, sera chargée selon la règle ci-dessous, c'est-à-dire lorsque la date de prescription est comprise dans la période d'un an retournée par ADRi.
Date interrogation ADRi >= Date de prescription et que celle-ci est comprise dans la période d’un an retournée par ADRi)
=> Droits Couvertures Zone 2 ADRi seront utilisés par défaut
Date interrogation ADRi < Date de prescription OU Pas d’interrogation ADRi
=> Droits Couvertures Zone 1 classiques seront utilisés par défaut
Un appel ADRi dès la création d’un patient (après la saisie des éléments listés ci-dessous) permet de renseigner sa fiche de façon complète et rapide. ADRi retourne la couverture du patient permettant ainsi de facturer avec des droits à jour et d’éviter les rejets.
Pour pouvoir interroger le téléservice ADRi, la fiche patient doit contenir à minima :
NOM
Prénom
Date de naissance
N° sécurité sociale
Rang gémellaire
Code Postal et ville
Dans l'onglet AMO, les couvertures du patient remontent suite à cet appel :
La couverture remonte avec un code situation. Ce code contient le détail de la couverture du patient ainsi que sa caisse et n'est attribué que lors d'un appel ADRi (ou une lecture carte vitale).
Un appel ADRi ne remontera qu'une seule ligne (sans dates de début et de fin) que si le patient n'a pas d'exonération (couve en 60/40). Pour toutes les autres couvertures, plusieurs lignes apparaîtront (exemple : la capture d'écran sur une remontée ADRi d'un patient en ALD).
Cela vient du fait que la couverture s'étend sur une période d'un an, du jour de l'appel à un an en arrière. Avant et après cette date, la caisse ne donne pas d'information d'exonération.
Ligne 1 : Cette ligne a toujours une date de début au lendemain de l'appel (ici, l'appel a été effectué le 28/10/2022, la ligne 1 démarre donc le 29/10/2022). Cette ligne est toujours à 60% car la couverture exacte n'est pas communiquée par la caisse.
Ligne 2 : Cette ligne correspond à la couverture en cours. En effet, la date de fin est toujours égale à la date d'appel (ici, l'appel a été effectué le 28/10/2022). Elle couvre généralement 1 an mais si le patient a changé d'exonération durant cette période, il y aura autant de ligne que de couverture.
Ligne 3 : Cette ligne n'a jamais de date de début, seulement une date de fin qui correspond à la fin de la période de un an remontée par l'appel ADRi. Cette ligne est toujours à 60% car la couverture exacte n'est pas communiquée par la caisse.
Exemple de remontée ADRi avec une date d'appel au 01/01/2023 à une CPAM
Dans cet exemple, on constate que la couverture du patient a évolué au fur et à mesure durant l'interval d'un an correspondant à la remontée ADRi :
sur la ligne 4, le patient était en ALD (code exo 4)
sur la ligne 3, le patient est toujours en ALD mais s'est ajouté à cette dernière, l'invalidité (constaté sur le code situation par le dernier chiffre, le "2")
sur la ligne 2, le patient n'a plus d'ALD, il a seulement l'invalidité (constaté sur le code situation par le dernier chiffre, le "2")
Les lignes 1 et 5 sont hors du champs de transmission de la caisse, remontant ainsi une couverture à 60% caisse
Le code situation est composé de 4 chiffres. Dans ces chiffres, on retrouve les informations de la caisse ainsi que l'exonération du patient :
Quelques exemples :
code 0100 : correspond à une CPAM avec une couverture à 60%
code 0200 : correspond à une MSA avec une couverture à 60%
code 0400 : correspond à la SNCF avec une couverture à 75%
code 0102 : correspond à une CPAM avec une couverture en invalidité (code exo 5)
code 0105 : correspond à une CPAM avec une couverture à 90% (Alsace-Moselle)
Un appel ADRi peut remonter les informations AMC si celle-ci est en gestion unique (comme la MSA, la MGEN, la CAMIEG). On va donc retrouver l'affichage suivant :
Dans certains cas, la mutuelle en gestion unique ne remonte pas correctement et possède un numéro organisme et un libellé qui ne correspond à rien. C'est une codification interne entre la caisse et la mutuelle pour laquelle le logiciel reçoit l'information telle quelle sans pouvoir la décrypter.
C'est le cas par exemple d'une MSA qui va remonter avec un numéro 2700000.
Il convient de modifier la mutuelle dans la fiche du patient afin que la facturation se fasse avec le bon numéro de télétransmission.
Création d'un nouveau patient, d'un protocole et les fonctionnalités du dossier de coordination.
Choisir l’ajout d’un nouveau patient ouvre :
Ici, on a le choix de passer en saisie rapide ou en dossier complet. En fonction du temps accordé pour cette création, il sera plus facile de s’orienter vers la saisie rapide (idem dans le cas d’un dossier hors organisme)
Néanmoins, la saisie rapide ne permet pas de renseigner tous les éléments obligatoire pour la facturation du dossier. Dans ce cas, sur la fiche du patient une mention Dossier incomplet sera affichée..
Création du dossier complet :
Une fois les informations saisies, il faut cliquer sur la flèche à droite pour passer à l’étape suivante.
C’est dans cet onglet que l’on renseigne toutes les informations relatives à l’assuré.
La flèche de gauche permet de revenir à la saisie antérieure et la flèche de droite de passer à l'étape suivante.
Dans cet onglet on renseigne le prescripteur mais aussi le motif de prise en charge du patient.
On arrive ensuite sur le dossier du patient :
Depuis le dossier il est possible de suivre les traitements, les contacts, les commandes, et autres.
Ajouter un message sur le journal du patient
Créer un protocole de soins
Ajouter des constantes
Associer un professionnel de santé au patient
Lier un document
Associer un soutien (classiquement un membre de la famille)
Une fois que la date de prescription est renseignée, plusieurs choix de protocoles sont proposés :
C’est de ce choix que va découler le questionnaire de conception de protocole, l'exemple ci-dessous est un protocole de perfusion :
On ajoute ensuite une ou plusieurs molécules
On arrive ensuite sur les options du protocole via le bouton étape finale
Sur cette fenêtre on peut joindre l'ordonnance numérisée ou d'autres documents.
Le protocole ainsi créé s'affiche dans l'onglet Traitements du dossier patient :
Depuis l’onglet Commande :
En cliquant sur le type voulu dans la colonne de gauche, le catalogue de produits s’ouvre et permet ainsi de rentrer la commande :
On peut faire la recherche par type ou par saisie :
Le nombre d'articles commandées s'affiche dans une pastille rouge en haut à droite de la commande
Pour valider la commande, il suffit de cliquer sur le bouton du panier.
Une fois que la commande est validée, elle passe à l’étape « Préparation en cours »
Depuis le dossier du patient, dans l’onglet commande, en cliquant sur Dernières commandes, on obtient l'écran suivant :
Depuis cette fenêtre, on peut voir toutes les commandes relatives au patient ainsi que leur état. On clique sur « Préparation en cours » sur la ligne qui nous intéresse pour arriver sur la fenêtre de préparation :
Ici on peut voir plusieurs éléments :
1. Son statut, ici en commande
2. Le numéro de lot de l’article ainsi que son stock
3. La quantité demandée pour la livraison
4. Le statut des quantités de l’article commandé (ici en orange car on n’a rentré aucune quantité
Une fois que la quantité est renseignée, la couleur du statut change :
Il ne reste plus qu’à confirmer.
Le statut de la commande change de « Préparation en cours » à « En cours de livraison »
En cliquant sur « en cours de livraison » un menu déroulant apparait pour définir manuellement le statut
Si Modifier :
Si Livrée :
Une fois que le protocole est livré, il n’est PLUS modifiable !
Cliquez sur le bouton pour interroger le téléservice.
Depuis l’accueil du logiciel, cliquer sur permet d’ouvrir :
Il suffit de cliquer sur le depuis le dossier pour avoir diverses possibilités :
Depuis le menu Facturation, onglet AMC, utiliser le bouton "Créer une AMC"
Doivent être impérativement renseignés, les champs "Nom de l'AMC" et "Numéro de télétransmission". Les champs concernant les coordonnées peuvent être renseignés afin d'apparaître sur la facture à destination de la mutuelle.
Le champs "E-m@il" permet d'indiquer l'adresse mail d'un contact auprès de la mutuelle.
Les champs "Login" et "Mot de passe" permettent de renseigner les codes d'accès à un portail de mutuelle.
Les cases suivantes étant préremplies, il n'est pas nécessaire de les modifier. Elles permettent d'indiquer que
la mutuelle est télétransmissible
la mutuelle est en mode de gestion séparée (en B2, cette notion n'est pas utilisée)
la case Top AMC permet d'indiquer le destinataire de règlement en forçant la part RC sur la facturation si elle est cochée.
Le destinataire de règlement se gère directement depuis l'onglet "menu facture" de la facture.
En SESAM-Vitale, les mutuelles peuvent avoir deux modes de gestion :
Gestion unique : c'est la mutuelle qui prend en charge la partie AMC et AMO
Gestion séparée : la mutuelle ne prend en charge que sa partie
Depuis le menu Facturation, onglet AMC, utiliser le bouton "Créer une AMC"
Doivent être impérativement renseignés, les champs "Nom de l'AMC" et "Numéro de télétransmission". Les champs de coordonnées sont ici plus facultatifs qu'en B2.
Au niveau des paramètres, le choix du mode de gestion est essentiel car l'impact sur la télétransmission est différent. En effet, une mutuelle en gestion séparée va nécessiter l'intégration de conventions signées entre le prestateur et la mutuelle permettant de faire de la DRE (Demande de Remboursement Electronique).
Les champs ''Informations d'adressage" et "Données de convention" ne sont pas à remplir
Il n'y a rien a renseigner de plus que les champs d'identification de la mutuelle (Nom de l'AMC et Numéro de Télétransmission)
En cochant la case "unique", la case "indicateur de traitement" change et une case apparaît avec le nom "numéro de la mutuelle.
Il faut impérativement reporter le numéro de télétransmission dans cette case
Lorsqu'une mutuelle pratique les deux modes de gestion, il est préférable de la créer en gestion unique et de modifier sur la couverture AMC du dossier patient, pour la faire remonter en gestion séparée
Presque toutes les mutuelles possèdent les deux mode de gestion, on peut retrouver, pour les plus connues :
CMU
AME
MSA
MGEN
CAMIEG
CNMSS
et bien d'autres
Pour savoir si une mutuelle est en gestion unique, le plus simple est de demander directement auprès de l'organisme complémentaire son mode de gestion. Toutefois, dans certains cas, la mutuelle et la caisse sont identiques sur la prise en charge du patient (comme la MSA ou la MGEN par exemple), le mode de gestion de la mutuelle sera alors de l'unique puisque la caisse et la mutuelle sont les mêmes.
Procédure pour ajouter les ordonnances au protocole de soin.
L'intégration de l'ordonnance ne nécessite pas la même procédure que l'on soit en norme IRIS B2 ou on norme SESAM-VITALE. Le descriptif de chaque procédure est détaillé dans les onglets correspondants.
Si message d'erreur, consulter la page => Correction message d'erreur lors du scan des ordonnances
Depuis le dossier du patient, se rendre sur l'onglet "Contacts ville"
Sur cet onglet, on peut voir la liste des contacts reliés à ce patient.
Le compte rendu de nouvelle est celui proposé par défaut. Un développement spécifique peut être ajouter par nos services en fonction des besoins (prestation soumise à devis).
La flèche sur la gauche permet de revenir en arrière sur la sélection des prescripteurs.
2. Zone de saisie du texte (il est possible d'insérer une image). La signature est celle de l'utilisateur connecté et les informations en dessous sont celles de l'agence
3. Permet de visualiser le texte saisi
4. Permet de créer un brouillon. Celui-ci apparaitra sur le tableau de bord du dossier patient et pourra être complété ultérieurement.
La flèche de gauche permet de retourner en arrière sur le type de prescription.
La flèche de droite permet de passer à la dernière étape.
3 modes d'envoi sont possibles :
Par fax : ce qui crée un fichier PDF
Par courrier : ce qui crée un fichier PDF
Par mail : permet l'envoi par mail si le contact à un email renseigné. Il est possible d'ajouter un document avant l'envoi
Après la création d'un compte rendu, l'information apparait sur le tableau de bord du dossier patient
En cliquant sur l'engrenage, un slide apparait permettant de Modifier, Dupliquer ou Supprimer ce compte rendu.
Si vous rencontrez un message d'erreur lors de l'intégration de vos ordonnances dans le protocole, vous trouverez ci-après la procédure pour le corriger.
Une fois les informations renseignées, cliquer sur le bouton , la mutuelle est crée et est disponible pour l'intégration dans la fiche du patient.
Cliquer ensuite sur le bouton pour accéder à la rédaction d'un compte rendu.
Après avoir cliqué sur le bouton , l'affichage se modifie pour permettre la création du compte rendu en 4 étapes :
soit le redimensionner avec l'outil en ligne :
Certains protocoles peuvent être mis en favoris à un ou plusieurs contacts. Cela permet, à chaque fois que le contacts est utilisé de pouvoir remonter un protocole incluant du matériel.
Une fois l'étoile cochée, le favoris est créé en reprenant l'intégralité de la prescription :
Le matériel
Le QSP
L'OAR
Le protocole favoris est lié à un prescripteur (Contact), par conséquent, lors de la création d'un nouveau protocole, à l'ajout du prescripteur, l'affichage se présentera comme suit :
Il suffit de cliquer sur le favoris,
Le protocole s'ouvre en étant déjà prérempli des informations données par le Favoris
Les protocoles concernés sont :
Ce mode opératoire décrit les actions nécessaires pour annuler un protocole qui a été créé puis livré par erreur.
La livraison de matériel associé au protocole a automatiquement généré une préfacture, elle doit être supprimée avant sa validation et la création d'une facture réelle.
Cliquer sur Facturation dans le menu principal
Saisir le nom du patient dans la zone de recherche afin d'ouvrir son dossier de facturation
Cliquer sur le bouton de suppression sur la ligne de la préfacture à supprimer
Confirmer en cliquant sur Oui
Les matériels livrés par erreur doivent être remis en stock.
Cliquer sur Livraison dans le menu principal
Cliquer sur l'onglet Livraisons Validées, puis cliquer sur le bouton Livrée de la ligne à annuler.
Saisir la quantité à remettre en stock
Cliquer sur Valider
Le protocole saisi par erreur ne peut être effacé, mais il doit être désactivé.
Ouvrir le dossier de coordination du patient depuis l'écran d'accueil, puis cliquer sur l'onglet Traitement :
Cliquer sur le protocole concerné, puis sur le bouton Edition/Finalisation.
Cliquer sur Etape finale
Cliquer sur le bouton Désactiver
Création des Structures et des Contacts par tout utilisateur Q2, dans les métiers LIFE, HOME, AIR
Guide vidéo portant sur les structures
Guide vidéo portant sur les contacts
Une Structure représente un établissement de santé (Cabinet Médical, Centre Hospitalier, EHPAD,…)
Elle peut intégrer plusieurs Services qui seront ajoutés à la création de la base ou ultérieurement.
Cliquer dans le menu principal sur Structures :
Depuis la fenêtre de Liste des structures qui s'affiche, cliquer sur le bouton de création :
La fenêtre de création de la structure s’affiche :
Choisir le type d’établissement de santé
Saisir le nom de l’établissement
Saisir le n° de téléphone et de fax
Saisir l’adresse de l’établissement
Saisir le n° FINESS de l’établissement
Cliquer sur Ajouter pour créer la Structure
La fenêtre de la Structure créée s’affiche :
Critères de recherche et de tri des Structures
Bouton d’ouverture de la fiche de Structure
Bouton de suppression de la structure
Bouton d’export de la liste des Structures affichée au format CSV
L’export de cette liste n’intègre pas la colonne Assigné(e))
Les données de la Structure sont réparties dans 3 onglets :
Sur la fenêtre de la Structure, cliquer sur le bouton de Modification :
La fenêtre de la Structure passe en mode Edition :
Modification du type d’établissement et du nom de la Structure
Modification des coordonnées principales et du n° FINESS de la Structure
Modification des n° de téléphone et fax des Services
Bouton d’ajout de Service
Bouton de suppression de Service
Boutons de validation et d’annulation
Le bouton Ajouter un Service permet d’associer un nouveau Service à la Structure.
Il déclenche l’ouverture de l’écran d’Ajout de service :
Choisir le type de Service dans une liste prédéfinie
Saisir le n° de téléphone du Service
Saisir le N° de fax du Service
Valider la création du Service
Pour plus d'informations consultez la vidéo
Un Contact est un professionnel de Santé qui sera à l’origine des prescriptions associées aux patients.
Il peut être lié ou non à une Structure, si c’est le cas la Structure devra être créée au préalable.
Cliquer dans le menu principal sur Contacts
Depuis la fenêtre de Liste des Contacts qui s'affiche, cliquer sur le bouton de création :
La fenêtre de création du Contact s’affiche :
Choisir la Structure éventuelle du Contact
Choisir le potentiel du prospect (information commerciale)
Choisir la qualité du Contact
Choisir la Civilité du Contact
Saisir les nom et prénom du Contact
Saisir le N° RPPS du professionnel de Santé
Saisir le N° FINESS du professionnel de Santé (obligatoire pour la télétransmission)
En cochant cette case, toutes les factures associées à ce contact seront en mode Professionnel (pas de remboursement organisme ni de télétransmission)
Cocher cette case pour préciser que le professionnel de Santé est associé au régime spécial de la SNCF
Choisir la condition d’exercice du professionnel de Santé (libéral, salarié ou bénévole)
Choisir la spécialité du professionnel de Santé (liste prédéfinie par la norme SESAM-VITALE)
Saisir les n° de téléphone et email du Contact
Saisir l’adresse du Contact
Saisir un éventuel commentaire (Notes)
Cliquer sur Ajouter pour valider la création du Contact
Critères de recherche et de tri des Contacts
Bouton d’ouverture de la fiche de Contact
Bouton de suppression du Contact
Bouton de création/validation de tâches (module CRM uniquement)
Bouton d’export de la liste des Contacts affichée au format CSV (l’export n’intègre pas la colonne Notation)
Les données du Contact sont réparties dans 5 onglets :
Sur la fenêtre du Contact, cliquer sur le bouton de Modification :
La fenêtre du Contact passe en mode Edition :
Modification du prénom, nom, titre et qualité du Contact
Modification des n° de téléphone, fax, email et des n° professionnels du Contact
Suppression de l'une des adresses du Contact
Cliquer ici pour ajouter une adresse à la fiche Contact
Cliquer sur Inviter sur Qrieu Connect pour envoyer à ce contact une autorisation d'accès au portail Qrieu Connect :
Cliquer sur Oui pour confirmer l’invitation
Cliquer sur Créer une tâche, afin d’ajouter une action sur le planning commercial :
Voir : Création d'une tâche
Cliquer sur l’onglet Voir les invitations aux professionnels de santé pour afficher la liste de recherche des invitations à Qrieu Connect envoyées aux Contacts :
Cliquer sur l’onglet Télécharger le suivi commercial pour télécharger au format Excel la liste des Contacts et leur dernière tâche commerciale planifiée :
Format du fichier Excel :
Identification du Contact
Structure et Service associés au Contact
Intervenant assigné au Contact
Informations sur la dernière tâche commerciale planifiée pour ce Contact
Il est désormais possible de modifier en masse la spécialité des prescripteurs.
Depuis le menu "Contacts", exporter la liste entière
Cela permet de récupérer l'export en format Excel depuis lequel il est possible de rajouter à chaque ligne, la spécialité du contact concerné.
La liste des spécialités est définie par la caisse. Vous pouvez retrouver la liste complète via un export.
Pour récupérer l'export des spécialités, aller dans le menu "Contacts" et cliquer sur le bouton "Mise à jour des spécialités"
Sur la fenêtre qui apparait, cliquer sur "Liste des spécialités(.csv)"
Dans cet export, on retrouve la liste officielle des spécialités avec leurs codes.
Dans la case "Spécialité" du tableau, indiquer le nom de la spécialité.
Attention : il doit être rigoureusement identique à celui présent dans le fichier des spécialités.
Après avoir fait les modifications sur l'export des contacts, il faut enregistrer le fichier Excel sous format "CSV (séparateur : point-virgule)"
Il faut ensuite intégrer le fichier dans Q2, pour cela, cliquer sur ''Mise à jour des Spécialités"
Sur la fenêtre suivante, rechercher le document sur votre ordinateur en cliquant sur le bouton ''Choisir''.
Cliquer ensuite sur "Mettre à jour" afin d'importer le document et affecter les modifications sur les contacts.
Un encart indique le nombre de contacts modifiés :
Après rafraichissement, on peut voir que les spécialités ont été intégrées depuis la liste des contacts.
Présentation du marquage CE et des fonctionnalités de base pour le gérer dans Q2
A partir du 26 mai 2021, une nouvelle règlementation gérant la mise sur le marché des dispositifs médicaux s'applique. Chaque dispositif devra être accompagné de documents conformes à cette norme et sera identifiable par un numéro unique (IUD)
· Dispositif Médical (DM) : Un dispositif médical est un produit de santé qui accomplit son action médicale par un moyen physique ou mécanique. Il correspond donc à tout instrument, appareil, équipement, logiciel, implant…, destiné à être utilisé chez l’être humain à des fins médicales spécifiques. Exemples : un pansement qui couvre une blessure, une prothèse qui remplace une articulation abîmée, un scanner qui prend une « photo » du corps pour permettre au médecin de poser un diagnostic…
· RDM (MDR) - Règlementation sur les Dispositifs Médicaux (Médical Devices Regulation), nouvelle norme régulant la mise sur le marché de dispositifs médicaux s’appliquant à partir du 26 mai 2021.
· IUD (UDI) : Identifiant Unique de Dispositif (Unique Device Identifier), n° unique permettant d’identifier un dispositif médical dans la norme RDM. On le retrouve sous forme de code-barre au format 128
· Marquage CE : Sigle apposé sur le dispositif médical par le fabricant indiquant qu’il satisfait aux exigences essentielles de toutes les directives européennes relatives aux dispositifs médicaux. Il constitue une exigence juridique pour la commercialisation d'un appareil au sein de l'Union européenne.
· EUDAMED : Base de données européenne sur les dispositifs médicaux. Un identifiant unique (IUD ou UDI) sera attribué à chaque DM commercialisé en Europe pour améliorer leur traçabilité.
· Classe de Dispositif Médical (DM) : Les DM sont répartis en 4 grandes catégories, en fonction de leur « risque potentiel » pour la santé. A chaque catégorie sont associées des règles d’évaluation et de contrôle spécifiques (classe III : classe de risque la plus élevée)
Avant de mettre un dispositif médical à disposition, le distributeur doit vérifier :
· Qu’il porte le sigle marquage CE avec le n° de l’organisme certificateur
· Que le fabricant possède un certificat de marquage CE à jour
· Qu’un numéro IUD lui a bien été attribué par le fabricant
· Qu’il soit accompagné d’une notice d’utilisation dans la langue du pays de distribution
· Qu’il soit accompagné d’une déclaration de conformité UE dans la langue du pays de distribution
Le certificat de marquage CE du fabricant doit être renouvelé périodiquement (tous les 3 à 5 ans) et devra donc être récupéré par le distributeur
Un DM peut être un article géré en numéro de série ou numéro de lot :
En Série : l’IUD est spécifique pour un numéro de série (par exemple, pour un article locatif)
En Lot : l’IUD est global à un numéro de LOT (donc attribué à tous les éléments de ce lot)
A la création d'un article :
En plus des renseignements de base de la fiche article, il faut renseigner la classe de DM :
Sur un article existant :
Ouvrir la fiche article et ajouter la classe de DM
Depuis le catalogue d'articles il est possible de visualiser et filtrer par classes de DM
L'IUD doit donc être saisi pour chaque DM concerné. Une mention "Marquage CE Valide" est présente pour noter que le marquage CE a été vérifié.
Depuis un ajout manuel de stock :
Depuis la réception de la commande fournisseur :
Visualisation dans le stock consommable :
Visualisation dans le stock locatif :
Il est désormais possible de confirmer que le fournisseur est un fabricant (par défaut la case est cochée).
Il est également possible d'intégrer le certificat de marquage CE du fabricant qui sera stocké dans la fiche fournisseur. En cliquant sur "Ajouter", une fenêtre s'ouvre permettant entre autre, d'indiquer le n° d'organisme notifié si celui-ci est fournit (certains fabricants peuvent s'auto-certifier sur des classes de DM I) et la période de validité du certificat.
Un marquage CE est considéré comme valide s’il est apposé de façon visible, lisible et indélébile sur le dispositif ou sur le conditionnement et qu’il est suivi du numéro d'identification de l'organisme notifié (si le fabricant ne fait pas l'objet d'une auto-certification).
Depuis la fiche article, il est désormais possible d'intégrer les trois documents qu'impose la règlementation RDM à savoir :
le notice d'utilisation du matériel
la déclaration de conformité du matériel
la fiche technique du matériel
Ces documents sont fournis par le fabricant.
Les cases à cocher permet d'indiquer que les documents sont présents mais non-numérisables.
En cliquant sur "ajouter" une fenêtre s'ouvre permettant d'intégrer les documents en sélectionnant le type
Sur l'inventaire ont été rajoutées les colonnes permettant de voir les n° IUD ainsi que la validité du marquage CE
Commande, livraison, reprise et renouvellement
Guide vidéo portant sur la saisie de commandes
Guide vidéo portant sur la livraison des commandes
Guide vidéo portant sur la reprise de stock
Guide vidéo portant sur le réapprovisionnement patient
Le menu Livraison permet d'afficher et de valider les commandes patient, ainsi que la gestion de reprise de matériel, l’édition des Bons de livraison et Bons de reprise. Après avoir livré le patient, l’utilisateur doit pouvoir valider la livraison.
Le menu Livraison se compose des onglets suivants :
Depuis la liste des préparations en cours (voir tableau de bord du menu Livraison), il est possible d'ouvrir un Bon de préparation.
Affectation du livreur à la commande
Tri des lignes du BP en fonction du lieu de stockage
Lignes de BP avec n° de lot ou de série
Lignes de BP sans n°
Commentaire modifiable du BP
Modification des quantités commandées ou suppression de lignes de commande (ajouter un nouvel article n'est pas possible ici)
Confirmation de la préparation
Pour traiter un bon de préparation chaque ligne d'article doit être complétée. Si une confirmation est faite avec des lignes non traitées, cela créera un reliquat. (Suivi des reliquats de commande)
Choix du n° de lot ou de série
Si cochée, le matériel est en location
Saisie de la quantité préparée
Statut de préparation de la ligne
Ligne préparée complétement Ligne non préparée complétement Ligne non préparable, stock insuffisant
Un clic sur le bouton de Statut valide la ligne avec la quantité commandé et le choix du lot par défaut.
Il est possible de choisir plusieurs n° de lot pour livrer une ligne en cliquant sur le bouton "+" à gauche du choix du n°.
Un Bon de préparation validé, va créer une ligne de livraison visible depuis l'onglet Livraisons Validées. Pour confirmer la livraison du matériel, le statut de cette ligne doit être modifié :
En cliquant sur le bouton En cours de Livraison, il est possible de choisir une action qui modifiera le statut de la ligne :
Livraison confirmée
Livraison annulée
Modifier la quantité livrée
Cliquer pour confirmer la modification du statut de la livraison
En cliquant sur un Statut à l'état Livrée, il est possible de remettre en stock tout ou partie du matériel livré.
Une ligne ne doit prendre le statut Livrée qu'après la livraison réelle du matériel chez le patient.
Depuis la liste des reliquats (voir tableau de bord du menu livraison), il est possible les bons de préparations contenant des lignes non préparables à cause d'un stock insuffisant (statut rouge) :
Lignes livrables ou déjà livrées de la commande
Lignes non livrables
Il est possible de valider la préparation des lignes livrables sur cet écran comme sur le traitement des bons de préparation.
La reprise des dispositifs médicaux chez les patients se fait en plusieurs étapes.
Changement de statut du patient
Prévision de la reprise Les patients possédant un dispositif médical en location avec un statut "Fin de traitement" apparaissent dans la liste des Récupérations nécessaires (voir tableau de bord du menu Livraison). En cliquant sur un élément de la liste, la fenêtre de prévision de reprise s'ouvre :
Date prévue de la reprise
Choisir le technicien affecté à cette reprise
Cocher le ou les dispositifs à récupérer
Envoyer directement en désinfection si le matériel est déjà récupéré (cela valide la reprise)
Créer une prévision de reprise qui sera visible dans les reprises en attente
Validation de la reprise Les reprises planifiées alimentent la liste des Reprises en attente (voir tableau de bord du menu Livraison). En cliquant sur un élément de la liste, la fenêtre de validation de la reprise s'ouvre :
Saisir la quantité pour le matériel à reprendre
Saisir un éventuel commentaire et cliquer sur Enregistrer
Cliquer sur Valider pour envoyer le dispositif repris en désinfection
Gestion générale du stock, des fournisseurs et de la traçabilité
Guide vidéo portant sur la création d'un article
Guide vidéo portant sur la commande fournisseur
Guide vidéo portant sur la réception d'une commande
Guide vidéo portant sur la désinfection
Guide vidéo portant sur la gestion de stock
Guide vidéo portant sur la gestion du stock locatif
Guide vidéo portant sur l'édition du stock
Le menu Stock permet gérer les entrées et les sorties du votre stock. Il permet d'avoir Une bonne gestion de consommables et du matériel Locatif , doit avoir un objectif simple suivre des stocks et tracer les usages.
Le menu stock se compose de 7 onglets.
Création articles, fournisseurs, commandes, conditionnement, autres.
Une douchette est avant tout un lecteur ayant la fonction principale de traduire un CODE BARRE (voir image) en chaine de caractères. Un Code peut par exemple renvoyer la chaine de caractères suivant : 58927832HBEK2JBE29E827988677. On dit alors que la douchette traduit le code barre.
Lorsque la douchette est branchée sur un poste de travail, elle traduit et affiche le résultat sur le champ demandé. Ce comportement n’a pas besoin d’une intervention technique.
Q2 est capable de reconnaitre certaines infos issues d'un QR Code dans une chaine de caractères, à savoir :
Le numéro de Série / Lot (s’il y en a) ;
Une date de péremption (s’il y en a) ;
Le logiciel va ainsi renseigner les champs directement.
Intégration des codes barres EAN13, ACL7 et ACL13
Possibilité de scanner le code barre pour le mettre en "référence" de l'article
Si la classe de DM de l'article est renseignée dans la fiche article, c'est le n° IUD qui est intégré via la douchette. Celui-ci intègre également le numéro de série ou le numéro de lot et date de péremption.
Permet de scanner le code barre de l'article si celui-ci n'a pas de classe de DM renseignée, ne remontant que le code barre.
On retrouve ici le même principe de fonctionnement sur le décodage de la douchette.
Si l'article possède une classe une DM renseignée, il sera alors possible, en scannant le n° IUD, de récupérer les numéros de série ou lot ainsi qu'une date de péremption (si il y en a ) :
Si l'article ne possède pas de classe de DM renseignée, seul le code barres remontera :
Il est possible de rechercher un article via son code barre EAN 13. Une fois ce champs renseigné, via la douchette ou en saisissant manuellement le code barre, il devient possible de retrouver l'article aux endroits suivants :
ajout stock,
recherche article,
suppression stock,
valeur avertissement,
inventaire,
facture comptoir,
commande Fournisseurs ,
commande patient,
préparation livraison,
protocole type produit (pansement, urologie, stomie, etc)
Si la recherche est faite via la douchette, il suffit de positionner le curseur sur la barre de recherche et scanner le code barre EAN 13.
Cette recherche peut aussi s'effectuer sans douchette, en saisissant le code barre EAN 13 directement avec le clavier
Il est possible de rechercher un article via la référence contenue dans son IUD en scannant ce dernier.
Cette fonctionnalité est disponible sur toutes les zones de recherche d'articles.
Classe I
des dispositifs non invasifs, des instruments chirurgicaux réutilisables, des dispositifs en contact avec une peau lésée utilisés comme barrière mécanique ou la compression ou pour l'absorption des exsudats
Ex. Fauteuils roulants
Classe IIa
des instruments de diagnostic, des dispositifs destinés à conduire ou stocker du sang, des fluides ou des tissus, des dispositifs invasifs de type chirurgical
Ex. PPC
Classe IIb
des implants chirurgicaux long terme, des dispositifs contraceptifs et des dispositifs de protection vis-à-vis des MST, des dispositifs médicaux actifs destinés au contrôle ou au monitorage de l'administration dans le corps du patient d'un liquide biologique ou d'une substance potentiellement dangereuse
Ex. Pompes à perfusions
Classe III
des dispositifs en contact avec le système nerveux central, le cœur et le système sanguin, des dispositifs incorporant une substance qui lorsqu'elle est utilisée séparément est considérée comme médicamenteuse, des implants chirurgicaux long terme ou biodégradable, des dispositifs incorporant des produits d'origine animale.
Ex. Neuro-
Stimulateurs
Contexte : La prise en charge au titre de la liste des produits et prestations (LPPR) mentionnée à l’article L. 165-1 du code de la sécurité sociale (CSS) évolue. Les fabricants et les distributeurs doivent désormais détenir, en vue du remboursement, un code permettant l’identification de leurs produits.
Au niveau du catalogue d'article, un nouveau bouton a été rajouté lorsque le logiciel détecte une modification potentielle de LPPR :
Ce bouton permet de lister les articles de l'agence dont le LPPR est présent dans la colonne "ancien code" du fichier de correspondance des LPPR (récupéré via l'export ''Fichier LPPR Fournisseurs'')
Pour chaque article trouvé, le logiciel va comparer le nom du fournisseur Q2 et le nom du fournisseur du fichier de correspondance des LPPR :
Si les deux noms des fournisseurs sont les mêmes , il remplacera l’ancien LPPR de l’article Q2 par le nouveau LPPR du fichier.
Si les noms des fournisseurs ne sont pas les mêmes, le logiciel ouvre un tableau Excel.
Dans ce tableau on retrouve l'export de tous les articles que le logiciel n'a pas modifié.
La modification ne concerne que le nom du fournisseur, il doit être exactement identique a celui indiqué dans le tableau récapitulatif des LPPR fournisseurs. Pour cela, changer le nom du fournisseur directement dans "Gérer ses fournisseurs" du menu Stock.
Lorsque le LPPR de l'article n'a pas été modifié, la préfacture indique une erreur :
Si la préfacture est en erreur, il suffit de relancer le bouton après avoir effectué les modifications de fournisseurs dans les fiches articles concernées.
Création d'articles, création de fournisseurs, commande et réception d'articles
Afin de pouvoir créer un fournisseur, un article, passer une commande etc... il faut se rendre sur le menu Stock
Pour consulter l'aide concernant le menu stock => Stock
Naviguez entre les onglets pour découvrir toutes les fonctions du menu
Permet au client de faire les commandes via la centrale MHFLUX
MH-Flux est une solution complète de centrale d’achats permettant au PSAD ou HAD de gérer toute l’activité de réapprovisionnement des dispositifs médicaux en P.N.I, dans un environnement sécurisé et directement accessible depuis le logiciel Q2, dédié à la gestion de l’activité de perfusion, nutrition, insulinothérapie (P.N.I).
Cliquez sur le bouton afin d’accéder au commandes fournisseurs
Commande fournisseur
Passer une commande
Recherche un article ou un fournisseur
Source « REAPPRO »
Enregistrer
Valider la sélection
Après avoir cliquez sur « Valider la sélection » la page web MHFLUX s’affiche
MHFLUX
Panier : le produit commandé sur Q2 se retrouve dans le panier
Commande MHFLUX
Commander
4.1 Récapitulatif de la commande
Descriptions du produit
Continuez mes achats permet de revenir a la boutique.
Suivant permet de finaliser la commande
4.2 Adresse de livraison
Adresse de livraison du client
Adresse de facturation
Précèdent
Suivant
4.3 Confirmation de la commande
"Je confirme ma commande" permet de valider la commande.
Une fois que la commande est confirmée cette dernière se retrouve dans le Q2 dans le menu stock « Réception en attente »
Module SAV
Les fonctions SAV/Désinfection sont accessibles via le menu Stock
Naviguez entre les onglets pour découvrir toutes les fonctions du menu
Cliquer sur le menu Stock
Rechercher la pompe dans Article
La Fenêtre "Ajouter un test "apparait.
Saisir le nom du test
Saisir la description du test
Valider en cliquant sur Ajouter
Test ajouté avec succès
test apparait dans la fiche article
Remise en stock
Validé
Echoué
Non fait
Commentaire
Valider
Sur la fiche article du matériel de location, il est important d'indiquer un intervalle lié au LPP que l'on renseigne
La facturation sera hebdomadaire donc il faut renseigner un intervalle de 7 jours.
Afin de facturer au mieux, il est préconisé de faire un protocole MAD pour le matériel en location séparément de celui en vente.
Si l’on met l’article de location et de vente sur le même protocole MAD, une fois la livraison effectuée : Q2 va créer une préfacture concernant la vente et il faudra facturer la location par le biais de Facturation > MAD.
Ajouter l'article contenant le LPP de location
Renseigner la QSP & l'OAR
Généralement, la durée totale de location de ce LPP est de 1 an facturable de façon hebdomadaire.
Il faudra alors indiquer :
Une QSP de 1 année
Avec une OAR correspondante à 0 fois
3. Valider la prescription
Le traitement sera affiché ainsi :
Les factures concernant le LPP de location devront être générés par le biais de l'onglet MAD du module facturation
Si l'on clique sur "voir les périodes", cela va afficher toutes les semaines à facturer
Si l'on sélectionne 4 semaines et que l'on clique sur facturer
Q2 va alors facturer automatiquement la période de location sélectionnée,
avec en quantité, le nombre de semaine correspondant à la sélection.
Une configuration est possible par l'équipe Q2 pour que l'onglet MAD génère des préfactures plutôt que des factures.
L'article est paramétré avec un LPP de vente.
Intégrer le matériel dans le protocole
L'article est remonté avec les quantités souhaitées et le QSP sera sur 1 jour (nous sommes ici dans un protocole de vente et non de location).
Le logiciel va ainsi créer le Bon de Préparation depuis lequel on ajoutera un numéro de série ou de lot.
Une fois la livraison effectuée, la préfacture apparait dans le dossier de facturation
Exemple avec un VHP « VHP 05 D 200 T 44 » :
Pas de code LPP dans la fiche article
Forfait de location 1 accessoire :
Intégrer le code LPP, activer la gestion de stock en indiquant une quantité achat « 1 ». Le fournisseur peut être fictif.
Ajouter le stock soit via l’ajout manuel, soit via la commande fournisseur, :
Pour une utilisation optimale de l’article « FORFAIT », celui-ci étant géré en stock, il aura le même comportement qu’un numéro de série en location. Il faudra donc intégrer des numéros de série et cocher la case Location dans la réception fournisseur :
Protocole MAD :
Créer le protocole MAD avec les informations précisées dans l’ordonnance et remonter les articles suivants :
1. VHP (article)
2. Forfait VHP (code LPP)
Commande Patient :
Le fait d’avoir intégré le matériel dans le protocole, Q2 engage un Bon de Préparation pour lequel il faut renseigner les numéros de série.
La période n’est pas demandée mais elle est appliquée pour toute la durée du protocole.
Remonter le numéro de série du matériel livré et un numéro de série (fictif) pour le code LPP
Confirmer la livraison.
Depuis le module MAD, retrouver le patient et le facturer comme à l’accoutumé.
On retrouve bien la facturation du code LPPR de location pour un VHP 1 accessoire
Dans le même esprit que la création d’articles pour un VHP 1 accessoire, on créera les articles correspondants :
VHP en tant que matériel
Accessoire en tant que matériel (le nombre d’articles va dépendre du nombre d’accessoires)
Forfait de location 2 accessoires (code LPPR : 1204800)
Forfait de location +2 accessoires (code LPPR : 1210917)
On procédera de manière identique au chapitre 1.2
La quantité de numéro de série créée dépendra de l’activité de l’agence.
Protocole MAD :
Créer le protocole MAD avec les informations précisées dans l’ordonnance et remonter les articles suivants :
1. VHP (article)
2. Forfait VHP 2 accessoires (code LPP)
3. Accessoire
Commande Patient :
On retrouve dans le bon de préparation les différents articles demandés
Confirmer la livraison.
Depuis le module MAD, retrouver le patient et le facturer comme à l’accoutumé.
On retrouve bien la facturation du code LPPR de location pour un VHP 2 accessoires
Si c’est le forfait pour la location d’un VHP +2 accessoires qui est utilisé dans le protocole, celui-ci remontera en facturation comme vu précédemment.
L'export permet de voir la liste des articles qui n'ont pas été modifiés parce que le nom du fournisseur n'est pas exactement le même que celui fournit par le fichier , pour cela, il faut aller dans la fiche du fournisseur sur le logiciel et en modifier le nom pour le faire correspondre à ce fichier.
L'utilisation du bouton permet en plus de la modification des fiches articles comme vu plus haut, la modification des préfactures contenant ces articles.
Accès Menu Stock
Guide vidéo portant sur le
Cliquez sur Test
Cette documentation a pour but d’aider l’utilisateur à la facturation de matériels multi-accessoires Elle concerne les matériels de MAD comme les VHP |
Afin d'anticiper le renouvellement du matériel et adapter la facturation, on ne créera pas le protocole de la même manière qu'un matériel qui n'est pas sujet à la dégressivité.
Dans cette page, est utilisé comme exemple un VHP 1 accessoire
Création d'un article qui sera utilisé pour porter le numéro de série et non le code LPP pour la location. On retrouve ainsi la fiche article SANS code LPP:
Dans l'exemple il s'agit d'un fauteuil roulant D200, ce process est à faire pour tous les articles appliquant un tarif dégressif
Penser au fait que le VHP peut se composer de plusieurs accessoires, par conséquent il faudra créer autant d'articles que d'accessoires
Création d'articles qui seront utilisés pour porter le code LPP pour la facturation. On aura besoin de deux articles :
Retour vers #2.-ajouter-du-stock-aux-articles-forfaits
Comme ce ne sont pas des produits virtuel, il est nécessaire d'ajouter du stock pour pouvoir utiliser ces articles dans une commande patient. Pour cela, intégrer du stock avec un "ajout de stock" ou une commande fournisseur.
Étant un article locatif, on rentrera UN numéro pour UNE quantité. Le numéro de série intégré sera fictif (par exemple SERIE001)
Retour vers #greater-than-comment-proceder-pour-effectuer-les-modifications
Créer le protocole MAD en suivant l'ordonnance et rechercher l'article portant le code LPP correspondant à la facturation initiale ainsi que l'article matériel. (Dans cet exemple, il s'agit d'un VHP 1 accessoire)
Les deux articles sont remontés avec la case Location cochée.
Depuis le bon de préparation, on retrouve les deux articles.
Procéder à la livraison pour engager la facturation. On retrouve ainsi, depuis le module MAD dans le menu Facturation, les différentes périodes à facturer.
Lorsque l’on a l’ordonnance pour le renouvellement d’une location, il faudra procéder ainsi :
Renouvellement protocole
Renouvellement matériel
Modification du LPPR pour appliquer le dégressif
Livraison matériel
Facturation
Depuis le dossier du patient, « dupliquer » le protocole concerné et indiquer la date de début de renouvellement. Par défaut, Q2 indique la date du lendemain.
Ce renouvellement apparaitra dans le logiciel comme étant un nouveau protocole.
Depuis le tableau de bord du patient, cliquer sur le matériel locatif pour engager une mise en désinfection.
On parle ici de l'article "Forfait"
En ce qui concerne le matériel, il doit rester chez le patient, donc une reprise de ce dernier pour une remise à disposition chez le patient n’est pas utile. Le logiciel va gérer cette manipulation en indiquant sur la traçabilité du matériel, une réédition du BL, maintenant celui-ci chez le patient.
Le renouvellement de la commande de matériel va permettre de modifier le premier forfait LPPR pour la location < à 52 semaines pour intégrer le forfait > à 52 semaines. Cela implique que l’article correspondant aura au préalable été créé et approvisionné en stock :
Depuis le dossier patient, dans l’onglet Commande, retrouver la ligne correspondant au renouvellement précédemment effectué, le statut de la commande sera sur Préparation en cours
Cliquer sur ce statut pour accéder au BP et ainsi effectuer les modifications nécessaires à savoir :
Supprimer la ligne correspondante au forfait de location initial
Ajouter le forfait > 52 semaines
Enregistrer les modifications après attribution des numéros de série pour le nouveau forfait.
On ne doit avoir sur le BP que deux lignes :
La ligne correspondant au forfait de location > à 52 semaines
Le matériel déjà présent chez le patient
Effectuer la livraison.
Depuis le module MAD, retrouver le patient et le facturer comme à l’accoutumé.
On retrouve bien la facturation du code LPPR de location pour un VHP 1 accessoire avec tarif dégressif
Gestion de la facturation, des règlements et des rejets
Guide vidéo portant sur la facturation
Guide vidéo portant sur le rejet
Guide vidéo portant sur les règlements
Guide vidéo portant sur les ventes et l'export
Le moteur de Recherche présent en haut de la page se compose des 6 filtres suivant.
Nom du client
Numéro de Sécurité sociale
Nom de fournisseur
Compte Tiers
N° de facture
N° lot
Le menu Facturation se compose de 13 onglets.
Facturation protocole de Débranchement
Ces articles seront gérés en stock, ne pas cocher la case
Le menu Facturation permet la gestion complète des factures, de la télétransmission et des règlements.
Suite à l'arrêté du 25 Novembre 2021, applicable au 1er Févier 2022, vous trouverez ci-après la marche à suivre quant à l'élaboration des protocoles de Débranchement.
Lien vers la page de Règlementation quant aux changements de PERFADOM
Le perfadom 45 ne s'engage que sur du Système actif fixe ou ambulatoire
Sélectionner le type de perfusion (Système actif fixe ou ambulatoire)
Vérifier que la case "Rempli en ets de santé" est bien cochée
Après livraison du matériel, la préfacture contiendra ces lignes :
Sélectionner le type de perfusion (Diffuseur)
Vérifier que la case "Rempli en ets de santé" est bien cochée
Après livraison du matériel, la préfacture contiendra ces lignes :
Dans le logiciel, toute facture dont le solde n'est pas à zéro, est considérée comme impayée. De fait, une facture qui vient d'être télétransmise apparaît dans la liste tout comme une facture dont une part a été rejetée ou une facture pour laquelle un règlement patient est attendu.
Cette liste se trouve dans le menu "Facturation", onglet "Impayées" :
Les critères de recherche sont les suivants :
Date du journal : permet de définir la date jusqu'à laquelle on souhaite voir les factures
Numéro de facture
Date de facture
Montant total de la facture (cumul des différentes parts AMO/AMC/Patient)
Dû caisse
Dû Mutuelle
Dû Patient
Sur chaque ligne est indiqué :
Nom du patient
Caisse du patient
Mutuelle du patient
Montant total de la facture
Dû caisse, mutuelle et patient
Agence dans laquelle se trouve le patient
La présence de filtre permet d'affiner la recherche pour ne voir apparaître que les factures souhaitées.
Comme vu précédemment, si une part n'est pas à 0€, alors la facture apparaît ici. Le montant de celle-ci peut être positif mais aussi négatif dans le cas de double règlement.
Sur cette ligne on voit que :
le montant total est de 431.87€
Le dû RO est de 259.12€
Le dû RC est de 172.74€
Le dû patient est de 0.00€
Cette facture n'a pas encore été payée par la caisse et la mutuelle. La part patient a déjà été réglée ou n'était pas présente.
Sur cette ligne on voit que :
Le montant total est de 427.60€
Le dû RO est de 0.00€
Le dû RC est de 101.04€
Le dû patient est de 0.00€
Cette facture n'a pas encore été payée par la mutuelle. Les parts caisse et patient ont déjà été réglées.
Sur cette ligne on voit que :
Il n'y a ni caisse ni mutuelle
Le montant total est de 12 600€
Le dû RO est de 0.00€
Le dû RC est de 0.00€
Le dû patient est de 12 600€
Cette facture n'a pas encore été réglée par le patient. C'est le comportement normal d'une facture comptoir non soldée
Sur cette ligne on voit que :
Le montant total est de 1078.88€
Le dû caisse est de -421.12€
Cette facture a été réglé d'un montant supérieur au montant total. Le "-" indique le montant à rembourser.
Recycler la facture en indiquant sur la nouvelle facture le montant déjà payé
Voir les pages :
#_toc87433969 en SESAM-Vitale
#_toc87433969 en B2
Dans la facture, indiquer le montant trop perçu en négatif et indiquer un payeur en fonction de votre gestion interne
En fonction des écritures comptables que l'on souhaite avoir, le payeur peut être l'organisme qui a trop payé, ou être redirigé vers le compte PERTE/PROFIT voir le compte interne.
Une fois fait, la facture est soldée à 100% et n'apparaitra plus dans la liste des Impayées.
Guide vidéo portant sur Facturation SESAM-VITALE
Le changement de norme requiert certains changements dans le processus de facturation. Certaines étapes resteront les mêmes (ajout d’un protocole, livraison, …) mais d’autres se voient différentes telles que :
L’enregistrement des données caisses et mutuelles dans le dossier patient
L’enregistrement de la couverture caisse dans le dossier patient
L’ajout d’ordonnance au protocole (obligatoire pour la télétransmission)
La facturation
La télétransmission avec une mise en lot des FSE et des PJ SCOR
Les retours Noémie
On peut constater l’ajout de deux boutons supplémentaires
1. ADRI qui permet de faire un appel ADRI pour remonter en temps réel la couverture du patient.
2. Lecture carte vitale qui permet de remonter les informations contenues dans la carte vitale du patient.
Le Dossier complet a reçu une refonte qui permet d’avoir toutes les informations sur une seule page. Le bouton d’appel ADRI est également présent tout comme la qualité du porteur de la carte.
Concernant les informations de l’assuré, la dénomination a changé :
On peut désormais ajouter une AMO :
Ainsi qu’une couverture :
Concernant l’ajout d’une AMC :
L’ajout de prise en charge, de données médicales et de renseignements supplémentaire reste identique.
Une fois l’ajout et la conversion faits, on obtient cet affichage :
L’ajout de l’ordonnance convertie en PJ SCOR est obligatoire à la télétransmission en norme SESAM-VITALE.
La répartition des parts se fait par AMO, AMC et PP (Part Patient) avant la facturation qui génère désormais une FSE.
Mettre en lot des FSE :
Une fenêtre s’ouvre demandant le code porteur de la carte CPS
Après Validation, une fenêtre indique la mise en lot :
Émission des lots FSE :
Une fenêtre s'ouvre afin d'indiquer le traitement de la télétransmission :
PJ SCOR :
Mis en lot des PJ SCOR :
Émission des PJ SCOR :
Une fenêtre s'ouvre pour indiquer l'émission des PJ SCOR
Les retours Noémie se gèrent de la même façon qu’en norme B2, il suffit que cliquer sur le bouton
Le logiciel traitera automatiquement les versements reçus et indiquera la présence de rejet dans le conteneur
Afin d'optimiser les retours Noémie, une télétransmission quotidienne est recommandée.
La loi de finances rectificative n° 2020-473 du 25 avril 2020 a abaissé temporairement le taux de TVA applicable aux masques et tenues de protection et aux produits destinés à l’hygiène corporelle adaptés à la lutte contre la propagation du virus COVID-19 de 20 % à 5,5 %.
Conformément aux articles 5 et 6 de la présente loi, les dispositions s’appliquent aux livraisons et acquisitions intracommunautaires pour les produits adaptés à la lutte contre la propagation du virus COVID-19 :
à compter du 24 mars 2020 et pour les masques et tenues de protection (disposition K-Bis de l’article 278-0 du Code Général des Impôts)
à compter du 1er mars 2020 pour les produits d’hygiène corporelle (disposition K-Ter de l’article 278-0 du Code Général des Impôts)
Ces dispositions sont abrogées au 1er janvier 2022.
La liste et les caractéristiques techniques des produits pouvant bénéficier du taux à 5,5 % ont été fixées par Arrêté du 7 mai 2020 relatif à l'application du taux réduit de la taxe sur la valeur ajoutée aux masques de protection et produits destinés à l'hygiène corporelle adaptés à la lutte contre la propagation du virus covid-19.
Le fournisseur est tenu d’adresser une facture rectificative qui annule et remplace la précédente, avec application du taux de TVA de 5.5% et respectant les prix de vente encadrés comme défini par l’article 16, chapitre 5 du Décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire, abrogé au 2 juin 2020.
L’opération consiste à changer le taux de TVA des « articles COVID » listés dans le préambule ci-dessus. L’opération consiste à changer le taux de TVA des « articles COVID » listés dans le préambule ci-dessus.
La date d’application du changement de taux sera celle de la date du jour de la modification effectuée dans la fiche article.
Dans Q2 aller dans le menu Stock
Dans le menu Stock recherche l’article dans le menu recherche.
Cliquez sur modifier afin d’accéder à la ficher article.
Une fois la TVA de l’article modifier, cliquer sur Modifier pour valider.
Dans Q2 allez dans le Menu Facturation
Dans le Menu Facturation cliquez sur le l’onglet « Exporter ».
1. Rechercher par dates
2. Cliquer sur « Export code et Article LPPR »
Lorsque plusieurs dossiers de location MAD sont concernés par un changement de tarif, voici comment procéder pour corriger les dossiers de facturation en intégrant bon code LPP
Voici un tableau reprenant les différents articles concernés ainsi que les différents codes LPP :
Depuis l'accueil du logiciel, récupérer la file active en filtrant par type de prescription
Filtre sur MAD
Extraction de la liste dans un fichier Excel
Cette liste va permettre de ne laisser de côté aucun patient et vérifier les dates de prescriptions pour savoir si le patient est dans le cadre d'un tarif dégressif ou non
Depuis le dossier d'un patient potentiellement concerné, vérifier que le protocole en cours correspond aux articles soumis aux tarifs dégressifs.
,
Depuis la fiche article du matériel mis à disposition chez le patient (par exemple : VHP D200 44cm dans le cas présent), retirer le code LPP de la fiche puis enregistrer les modifications
A partir de cette étape là, ne pas facturer via le module MAD.
Retourner sur les dossiers patients concernés par cette modification et effectuer une livraison de l'article portant le forfait LPP sur la durée totale du protocole
Au niveau facturation, ce n'est plus l'article matériel qui va porter le forfait LPP mais l'article nouvellement livré.
A partir de cette étape, si tous les dossiers sont mis à jour via la livraison, reprendre la facturation via le module MAD
en consultant l'œil, un message d'erreur apparait indiquant qu'il n'y a pas de code LPP pour poursuivre la préfacturation. Ne pas en tenir compte et sélectionner les périodes souhaitées
Malgré le message vu précédemment, la préfacturation s'est faite
Le bouton renvoi directement sur la plateforme de FSV intégrée au logiciel :
Le fichier ou se télécharge.
Voir
Voir
Il faut refaire cette opération de vérification sur chaque patient ayant un protocole MAD. En effet, tous les produits MAD ne sont pas soumis aux tarifs dégressifs (voir le tableau )
Si l'ordonnance est renouvelée, voir la procédure suivante :
Il existe différents types de protocoles pour l'oxygénothérapie. Un détail de chacun sera fait dans les onglets suivants :
Naviguez entre les onglets pour consulter tous les protocoles.
Afin de facturer le protocole d'oxygénothérapie, il faut se rendre :
En cliquant sur "Facturer", une période est demandée :
Cela permet d'afficher sur l'intervalle choisie, les périodes à facturer :
Cliquer sur "Période" permet d'afficher les périodes facturables et de pouvoir les sélectionner individuellement ou en masse en cochant les cases. Cliquer sur ''Lancer la facturation" pour facturer les lignes.
Lorsqu'une semaine a été facturée, il est possible de facturer la redevance de celle-ci. Pour cela aller dans
Lorsque la période a été sélectionnée, la liste des redevances facturables apparaît
Cocher les cases voulues et cliquer sur "Lancer la facturation".
Pour cela, aller dans le bouton "Redevances à traiter"
Indiquer le type de redevance, la date de saisie, le numéro de la pièce comptable et la date d'envoie et cliquer ensuite sur "Enregistrer"
Si la préfacture envoie le message erreur suivant, cela signifie qu'elle contient un code TIPS*
*Code étant alphanumérique (contrairement au code LPP étant numérique)
Par conséquent, FSV ne gérant pas la facturation des TIPS, il faut changer le mode de sécurisation de la préfacture en Mode Sesam-Vitale "PAPIER". Puis cliquer sur "Facturer"
Il faut ensuite renseigner les différentes parts (AMO, AMC, …)
Une fois le total facture et le total saisi cohérent, il est possible de valider la préfacture
La facture est désormais sécurisée en mode "papier" et prête à être envoyé par courrier à la caisse
Sur la fiche article, il est important d'indiquer un intervalle lié au LPP 1189940.
Afin de facturer au mieux, il est préconisé de faire un protocole Neuro Stimulateur pour le matériel en location séparément de celui en vente (Électrodes par exemple). Celui-ci étant complété différemment.
Ajouter l'article contenant le LPP 1189940
Renseigner la QSP & l'OAR
Il est important que le QSP respecte l'intervalle indiqué dans la fiche article. Si tel n'est pas le cas, la quantité en facturation sera erronée.
Généralement, la durée totale de location de ce LPP est de 6 mois, facturé mensuellement.
Il faudra alors indiquer :
Une QSP de 30 jours
Avec une OAR correspondante à 5 fois
3. Valider la prescription
Dans le dossier du patient via l'onglet protocole, la prescription apparaitra ainsi :
Sur le BL sera indiqué la mise à disposition pour les 6 mois.
Il ne faut donc pas le livrer de nouveau sur cette période.
La livraison du neurostimulateur va engendrer la facturation du 1er mois
La quantité facturée pour la période du 01/01/2021 au 30/01/2021 est bien de 1
Les autres mois seront à facturer manuellement
Exemple pour le 2nd mois
Il est conseillé de faire le protocole séparément afin d'avoir une facturation correcte.
L'article est paramétré avec un LPP de vente.
Faire un protocole neurostimulateur :
Ajouter l'article électrodes
Renseigner une QSP de 30 jours sans OAR
Valider la prescription
Dans le dossier du patient via l'onglet protocole, la prescription apparaitra ainsi :
Une fois la livraison effectuée, les électrodes seront facturés :
Il faudra pour les mois suivants, renouveler (dupliquer) le protocole afin de livrer/facturer de nouveau
Sur la fiche article, il est important d'indiquer un intervalle lié au LPP 1111701.
Afin de facturer au mieux la location hebdomadaire de ce neurostimulateur, il est préconisé de compléter le protocole de cette façon :
Ajouter l'article contenant le LPP 1111701
Renseigner la QSP & l'OAR
Il est important que le QSP respecte l'intervalle indiqué dans la fiche article. Si tel n'est pas le cas, la quantité en facturation sera erronée.
Généralement, la durée totale de location de ce LPP est de 26 semaines (soit 6 mois)
Il faudra alors indiquer :
Une QSP de 7 jours
Avec une OAR correspondante à 25 fois
3. Valider la prescription
Dans le dossier du patient via l'onglet protocole, la prescription apparaitra ainsi :
Sur le BL sera indiqué la mise à disposition pour les 6 mois.
Il ne faut donc pas le livrer de nouveau sur cette période.
La livraison du neurostimulateur va engendrer la facturation de la 1ère semaine
La quantité facturée pour la période du 01/01/2021 au 07/01/2021 est bien de 1
Les autres semaines seront à facturer manuellement
Exemple pour les 4 autres semaines :