Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Gestion générale du stock, des fournisseurs et de la traçabilité
Guide vidéo portant sur la création d'un article
Guide vidéo portant sur la commande fournisseur
Guide vidéo portant sur la réception d'une commande
Guide vidéo portant sur la désinfection
Guide vidéo portant sur la gestion de stock
Guide vidéo portant sur la gestion du stock locatif
Guide vidéo portant sur l'édition du stock
Le menu Stock permet gérer les entrées et les sorties du votre stock. Il permet d'avoir Une bonne gestion de consommables et du matériel Locatif , doit avoir un objectif simple suivre des stocks et tracer les usages.
Le menu stock se compose de 7 onglets.
Naviguez entre les onglets pour découvrir toutes les fonctions du menu
Commandes fournisseurs en attente de réception
Liste des articles à commander (via la valeur d'avertissement "stock mini")
Liste des articles arrivant bientôt à péremption
Liste des matériels en SAV/Désinfection
Transfert de stock interagence : permet de transférer du stock entre les différentes agences.
Permet de gérer les différents lieux de stockage de l'agence.
Permet d'exporter la liste de tous les mouvements de stock effectués sur une période donnée.
Liste des matériels et leurs prochaines dates de révisions par ordre chronologique.
Liste des dépôts de chimio.
Permet de modifier ou rajouter des adresses de livraisons.
Permet de déplacer du stock d'un lieu de stockage à un autre.
Liste des différentes catégories et sous catégories d'articles.
recherche d'un Article ou Traçabilité d'un lot.
L'inventaire permet la vérification des articles détenus en stock . La fréquence des inventaires peut varier une ou deux fois par an, trimestriellement ou mensuellement.
permet de rechercher par référence ,tag, ou libellé
à 9. sont des critères de recherche.
saisir le numéro de lot
saisir la date de péremption
saisir la quantité comptabilisé lors de l'inventaire.
Permet d'afficher la liste des commandes fournisseur passées via Q2
à 6. sont des critères de recherche.
Permet de filtrer les exports par liste de commandes / détail des commandes.
Permet d'éditer en pdf tous les bons de commande correspondant aux critères choisis.
Permet de saisir les montants réglés au fournisseur sur les factures.
Sélectionner le choix du fournisseur pour retrouver les factures restant à régulariser.
La liste des factures apparait, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante à la facture souhaitée pour voir le contenu.
Dans le contenu, on peut voir les articles commandés, leur prix d'achat (modifiables), le prix TTC ainsi que la quantité d'articles commandée et la possibilité de solder ces lignes à zéro.
Pour régulariser les factures, il faut :
renseigner les quantités
renseigner un numéro de facture (trouvable sur la facture du fournisseur)
le montant de la facture TTC
la date de la facture
Il ne reste plus qu'à valider. Une fois cela fait, le montant qui apparait dans la ligne verte passe à 0€ et les lignes des articles obtiennent un numéro de facture.
La facture n'apparait plus dans cet onglet mais dans la liste Historique des commandes fournisseurs.
Création articles, fournisseurs, commandes, conditionnement, autres.
Liste des fournisseurs. Possibilité de créer un nouveau fournisseur via le bouton .
on peut télécharger l'inventaire en format ou .
inventaire PDF
inventaire CSV
inventaire comptable PDF
inventaire comptable CSV
en cliquant sur le le détail de l'article en stock apparait.
permet de modifier ou ajouter une date de péremption et un prix unitaire.
Télécharger l'inventaire locatif PDF
Télécharger l'inventaire locatif Excel
Permet de modifier la date de révision ou le nom de l'alias.
Permet de télécharger l'historique du matériel locatif.
Permet d'envoyer le matériel locatif en zone de désinfection.
Permet de supprimer du matériel du stock locatif.
En cliquant sur le une ligne ce rajoute afin de rajouter un numéro de lot non inventorié.
Une fois l'inventaire comptabilisé cliquer sur le bouton faire l'inventaire en bas de la page a gauche.
L'inventaire se télécharge a l'écran en format PDF
cliquez sur en haut a droite pour télécharger les historiques en format
cliquez sur afin de consulter les factures de la commande. (voir l'onglet Regul'Factu)
Cliquez sur Catalogue d'articles pour télécharger la liste complète des articles au format CSV.
Le bouton permet d'accéder à la fiche de l'article.
Contexte : La prise en charge au titre de la liste des produits et prestations (LPPR) mentionnée à l’article L. 165-1 du code de la sécurité sociale (CSS) évolue. Les fabricants et les distributeurs doivent désormais détenir, en vue du remboursement, un code permettant l’identification de leurs produits.
Au niveau du catalogue d'article, un nouveau bouton a été rajouté lorsque le logiciel détecte une modification potentielle de LPPR :
Ce bouton permet de lister les articles de l'agence dont le LPPR est présent dans la colonne "ancien code" du fichier de correspondance des LPPR (récupéré via l'export ''Fichier LPPR Fournisseurs'')
Pour chaque article trouvé, le logiciel va comparer le nom du fournisseur Q2 et le nom du fournisseur du fichier de correspondance des LPPR :
Si les deux noms des fournisseurs sont les mêmes , il remplacera l’ancien LPPR de l’article Q2 par le nouveau LPPR du fichier.
Si les noms des fournisseurs ne sont pas les mêmes, le logiciel ouvre un tableau Excel.
Dans ce tableau on retrouve l'export de tous les articles que le logiciel n'a pas modifié.
La modification ne concerne que le nom du fournisseur, il doit être exactement identique a celui indiqué dans le tableau récapitulatif des LPPR fournisseurs. Pour cela, changer le nom du fournisseur directement dans "Gérer ses fournisseurs" du menu Stock.
Lorsque le LPPR de l'article n'a pas été modifié, la préfacture indique une erreur :
Si la préfacture est en erreur, il suffit de relancer le bouton après avoir effectué les modifications de fournisseurs dans les fiches articles concernées.
Création d'articles, création de fournisseurs, commande et réception d'articles
Afin de pouvoir créer un fournisseur, un article, passer une commande etc... il faut se rendre sur le menu Stock
Pour consulter l'aide concernant le menu stock => Stock
Naviguez entre les onglets pour découvrir toutes les fonctions du menu
Cliquer sur le bouton « Gérer ses fournisseurs »
On arrive sur la liste des fournisseurs qui ont déjà été créés.
Seul le champs « Nom » est obligatoire pour enregistrer la saisie.
Les autres champs sont optionnels mais permettent de renseigner au mieux les informations sur le fournisseur à savoir :
Ses coordonnées
Le franco de port (correspond au montant minimum de la commande pour qu'aucun frais ne s'applique)
Le montant minimum de la commande (correspond au montant minimum pour pouvoir passer la commande)
Les frais de port (correspond au montant des frais de port standards pour ce fournisseur)
Des informations comptables comme le type de règlement, l'échéance etc...
Les champs 1 et 2 sont utilisés pour le marquage CE (voir : Marquage CE)
Une fois toutes les données renseignées il suffit de cliquer sur Ajouter pour enregistrer la création et retourner sur la liste des fournisseurs :
information Marquage CE
frais de port / minimum de commande / franco de port
Les boutons d'action à gauche de la liste permettent de consulter la fiche d'un fournisseur ou de la supprimer (si celui-ci n'a jamais été utilisé).
Cliquer sur le bouton "Gérer ses catégories"
On arrive sur la liste des catégories qui ont déjà été créées.
Renseigner le nom de la catégorie et cliquer sur ajouter
Renseigner le nom de la sous catégorie et cocher la case correspondante à la catégorie choisie. Confirmer la création en cliquant sur le bouton Ajouter
La fenêtre de création d'article s'ouvre :
Renseigner les champs obligatoires (en jaune). Les autres champs sont :
Ajout d’une image
Indication de la TVA pour l’achat et la vente (hors LPPR). Par défaut sur 20%.
Possibilité de renseigner l'écotaxe de vente et d’achat si présente
Ajout du prix d’achat HT et/ou le prix d’achat remisé HT (pour les commandes fournisseurs). Le prix d’achat est lié au conditionnement ( 8 )
Permet de renseigner le prix de vente HT (hors factures organismes)
Ajout des codes LPPR de location (y compris l’intervalle de la location) et de vente
Permet de rajouter des lignes de codes LPPR de vente (dans le cadre d’article contenant plusieurs codes LPPR de vente)
Permet de renseigner le conditionnement de l’article
Permet de renseigner les codes barres de l’article (à la main ou avec la douchette)
Permet d’indiquer si l’article est un produit virtuel (utilisable en facturation comptoir uniquement) ou si l’article est un conteneur d’oxygène médical
Permet d’ajouter les documents en lien avec le marquage CE à savoir :
Notice d’utilisation
Déclaration de conformité
Fiche technique
Une fois toutes les données renseignées, cliquer sur Enregistrer.
Le conditionnement de l'article s'indique à la création de celui-ci.
Les valeurs se renseignent de la façon suivante :
si 1 carton contient 10 unités de vente alors il faut indiquer
de la même façon si 1 carton contient X unités de vente alors dans la case achat on indique le nombre d'unité en laissant la Qté en boîte sur 1
Pour les commandes fournisseurs :
lorsque l'on passe une commande fournisseur c'est la Qté en boîte qui est utilisée comme valeur de référence et non Achat
Pour les commandes protocoles :
lorsque l'on commande des articles pour un protocole de soin, c'est Achat qui est utilisé comme valeur de référence et non Qté en boîte
La fenêtre de précommande apparait :
La ligne de recherche permet d'intégrer des articles à commander, par recherche automatique :
Liste des différents fournisseurs
référence de commande correspond aux articles ajoutés
indique le statut de commande par fournisseurs avec 3 couleurs :
Vert indique qu'il n'y a ni frais ni minimum de commande
Orange indique un franco de port
Rouge indique un minimum de commande.
deux boutons d'actions :
Enregistrer : enregistrement des modifications de quantités et prix d'achat
Valider la sélection : permet, une fois les lignes cochées, de valider la commande fournisseur.
Afin de simplifier l'affichage de cette liste, les articles sont répartis en fonction de leurs fournisseurs. A chaque ajout d'article, une nouvelle référence (3.) s'ajoute. En cliquant sur la flèche, les références apparaissent :
Il est ainsi possible d'indiquer la quantité de cartons souhaitée, le prix d'achat est également modifiable (cela n'affectera pas la fiche article).
Lorsque la commande est validée, elle passe dans le compteur présent sur le tableau de bord du menu Stock :
Il ne reste plus qu'à renseigner les numéros de lot ou de série, les quantités réceptionnées, date de péremption si le produit est géré en lot.
La case Location permet d'indiquer si l'article sera utilisé en location.
Une fois les informations renseignées, Valider pour confirmer la réception de la commande.
Module SAV
Les fonctions SAV/Désinfection sont accessibles via le menu Stock
Naviguez entre les onglets pour découvrir toutes les fonctions du menu
Télécharger historique
Remise en stock
remise en Zone de désinfection
Rechercher par Référence
Rechercher par Fournisseur
Rechercher par Libellé
Recherche Numéro de Série
Rechercher Numéro de Parc
Prochaine Révision
Remettre en Stock
Envoyer en désinfection
Remise en stock du matériel (après désinfection)
Envoi du matériel en SAV
L'historique du matériel correspond à son cycle de vie depuis son premier ajout de stock.
L'export permet de voir la liste des articles qui n'ont pas été modifiés parce que le nom du fournisseur n'est pas exactement le même que celui fournit par le fichier , pour cela, il faut aller dans la fiche du fournisseur sur le logiciel et en modifier le nom pour le faire correspondre à ce fichier.
L'utilisation du bouton permet en plus de la modification des fiches articles comme vu plus haut, la modification des préfactures contenant ces articles.
Cliquer sur le bouton permet d’ouvrir la fenêtre de création de fournisseur
Cliquer sur le bouton permet d’ouvrir la fenêtre de création de catégorie
Pour créer un article, il faut cliquer sur le bouton et choisir :
Pour créer une commande fournisseur, cliquer sur le bouton et choisir :
En cliquant sur le bouton on accède à la commande en question pour la réceptionner :
Guide vidéo portant sur le
Cliquer sur le menu Stock
Rechercher la pompe dans Article
La Fenêtre "Ajouter un test "apparait.
Saisir le nom du test
Saisir la description du test
Valider en cliquant sur Ajouter
Test ajouté avec succès
test apparait dans la fiche article
Remise en stock
Validé
Echoué
Non fait
Commentaire
Valider
Cliquez sur Test
Une douchette est avant tout un lecteur ayant la fonction principale de traduire un CODE BARRE (voir image) en chaine de caractères. Un Code peut par exemple renvoyer la chaine de caractères suivant : 58927832HBEK2JBE29E827988677. On dit alors que la douchette traduit le code barre.
Lorsque la douchette est branchée sur un poste de travail, elle traduit et affiche le résultat sur le champ demandé. Ce comportement n’a pas besoin d’une intervention technique.
Q2 est capable de reconnaitre certaines infos issues d'un QR Code dans une chaine de caractères, à savoir :
Le numéro de Série / Lot (s’il y en a) ;
Une date de péremption (s’il y en a) ;
Le logiciel va ainsi renseigner les champs directement.
Intégration des codes barres EAN13, ACL7 et ACL13
Possibilité de scanner le code barre pour le mettre en "référence" de l'article
Si la classe de DM de l'article est renseignée dans la fiche article, c'est le n° IUD qui est intégré via la douchette. Celui-ci intègre également le numéro de série ou le numéro de lot et date de péremption.
Permet de scanner le code barre de l'article si celui-ci n'a pas de classe de DM renseignée, ne remontant que le code barre.
On retrouve ici le même principe de fonctionnement sur le décodage de la douchette.
Si l'article possède une classe une DM renseignée, il sera alors possible, en scannant le n° IUD, de récupérer les numéros de série ou lot ainsi qu'une date de péremption (si il y en a ) :
Si l'article ne possède pas de classe de DM renseignée, seul le code barres remontera :
Il est possible de rechercher un article via son code barre EAN 13. Une fois ce champs renseigné, via la douchette ou en saisissant manuellement le code barre, il devient possible de retrouver l'article aux endroits suivants :
ajout stock,
recherche article,
suppression stock,
valeur avertissement,
inventaire,
facture comptoir,
commande Fournisseurs ,
commande patient,
préparation livraison,
protocole type produit (pansement, urologie, stomie, etc)
Si la recherche est faite via la douchette, il suffit de positionner le curseur sur la barre de recherche et scanner le code barre EAN 13.
Cette recherche peut aussi s'effectuer sans douchette, en saisissant le code barre EAN 13 directement avec le clavier
Il est possible de rechercher un article via la référence contenue dans son IUD en scannant ce dernier.
Cette fonctionnalité est disponible sur toutes les zones de recherche d'articles.
Permet au client de faire les commandes via la centrale MHFLUX
MH-Flux est une solution complète de centrale d’achats permettant au PSAD ou HAD de gérer toute l’activité de réapprovisionnement des dispositifs médicaux en P.N.I, dans un environnement sécurisé et directement accessible depuis le logiciel Q2, dédié à la gestion de l’activité de perfusion, nutrition, insulinothérapie (P.N.I).
Cliquez sur le bouton afin d’accéder au commandes fournisseurs
Commande fournisseur
Passer une commande
Recherche un article ou un fournisseur
Source « REAPPRO »
Enregistrer
Valider la sélection
Après avoir cliquez sur « Valider la sélection » la page web MHFLUX s’affiche
MHFLUX
Panier : le produit commandé sur Q2 se retrouve dans le panier
Commande MHFLUX
Commander
4.1 Récapitulatif de la commande
Descriptions du produit
Continuez mes achats permet de revenir a la boutique.
Suivant permet de finaliser la commande
4.2 Adresse de livraison
Adresse de livraison du client
Adresse de facturation
Précèdent
Suivant
4.3 Confirmation de la commande
"Je confirme ma commande" permet de valider la commande.
Une fois que la commande est confirmée cette dernière se retrouve dans le Q2 dans le menu stock « Réception en attente »
Accès Menu Stock