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Gestion de la facturation, des règlements et des rejets
Guide vidéo portant sur la facturation
Guide vidéo portant sur le rejet
Guide vidéo portant sur les règlements
Guide vidéo portant sur les ventes et l'export
Le moteur de Recherche présent en haut de la page se compose des 6 filtres suivant.
Nom du client
Numéro de Sécurité sociale
Nom de fournisseur
Compte Tiers
N° de facture
N° lot
Le menu Facturation se compose de 13 onglets.
Naviguez entre les onglets pour découvrir toutes les fonctions du menu
Il permet de visualiser les différentes états de factures.
liste des pré-factures en attente de facturation
Liste des dossiers incomplets
Liste des dossiers en interruptions traitements
Réception des retours Noémie
Liste des dossiers avec ordonnances non Scannées
Liste des pré-factures avec Ordonnances A Renouveler non Facturées
En attente de retours NOEMIE
Graphique CA HT prévisionnel
Information sur le CA HT facturé
Facturation protocole de Débranchement
Suite à l'arrêté du 25 Novembre 2021, applicable au 1er Févier 2022, vous trouverez ci-après la marche à suivre quant à l'élaboration des protocoles de Débranchement.
Lien vers la page de Règlementation quant aux changements de PERFADOM
Le perfadom 45 ne s'engage que sur du Système actif fixe ou ambulatoire
Sélectionner le type de perfusion (Système actif fixe ou ambulatoire)
Vérifier que la case "Rempli en ets de santé" est bien cochée
Après livraison du matériel, la préfacture contiendra ces lignes :
Sélectionner le type de perfusion (Diffuseur)
Vérifier que la case "Rempli en ets de santé" est bien cochée
Après livraison du matériel, la préfacture contiendra ces lignes :
Le menu Facturation permet la gestion complète des factures, de la télétransmission et des règlements.
Liste des factures rejetées ( voir vidéo )
Liste des factures à télétransmettre (voir vidéo )
Visualiser journal des Règlements (voir vidéo )
Cliquez sur afin d'activer les bouton d'Edition des factures
Permet d'édition de Factures Clients en PDF
Permet l'édition de Factures Mutuelles en PDF
Cliquez sur pour accéder a la facture
Accusé de réception
Cliquez sur pour afficher la facture.
Cliquez sur pour afficher le retour NOEMIE
Pour plus d'informations consultez la vidéo
Export
Cliquez sur pour accéder a la fiche de la caisse
Cliquez sur pour télécharger la liste des patient de la caisse
Cliquez sur pour pour accéder a la fiche du Forfait
Pour plus d'informations consultez la vidéo
Format de l'export ou
Cliquez pour télécharger le fichier en format
La loi de finances rectificative n° 2020-473 du 25 avril 2020 a abaissé temporairement le taux de TVA applicable aux masques et tenues de protection et aux produits destinés à l’hygiène corporelle adaptés à la lutte contre la propagation du virus COVID-19 de 20 % à 5,5 %.
Conformément aux articles 5 et 6 de la présente loi, les dispositions s’appliquent aux livraisons et acquisitions intracommunautaires pour les produits adaptés à la lutte contre la propagation du virus COVID-19 :
à compter du 24 mars 2020 et pour les masques et tenues de protection (disposition K-Bis de l’article 278-0 du Code Général des Impôts)
à compter du 1er mars 2020 pour les produits d’hygiène corporelle (disposition K-Ter de l’article 278-0 du Code Général des Impôts)
Ces dispositions sont abrogées au 1er janvier 2022.
La liste et les caractéristiques techniques des produits pouvant bénéficier du taux à 5,5 % ont été fixées par Arrêté du 7 mai 2020 relatif à l'application du taux réduit de la taxe sur la valeur ajoutée aux masques de protection et produits destinés à l'hygiène corporelle adaptés à la lutte contre la propagation du virus covid-19.
Le fournisseur est tenu d’adresser une facture rectificative qui annule et remplace la précédente, avec application du taux de TVA de 5.5% et respectant les prix de vente encadrés comme défini par l’article 16, chapitre 5 du Décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire, abrogé au 2 juin 2020.
L’opération consiste à changer le taux de TVA des « articles COVID » listés dans le préambule ci-dessus. L’opération consiste à changer le taux de TVA des « articles COVID » listés dans le préambule ci-dessus.
La date d’application du changement de taux sera celle de la date du jour de la modification effectuée dans la fiche article.
Dans Q2 aller dans le menu Stock
Dans le menu Stock recherche l’article dans le menu recherche.
Cliquez sur modifier afin d’accéder à la ficher article.
Une fois la TVA de l’article modifier, cliquer sur Modifier pour valider.
Dans Q2 allez dans le Menu Facturation
Dans le Menu Facturation cliquez sur le l’onglet « Exporter ».
1. Rechercher par dates
2. Cliquer sur « Export code et Article LPPR »
Le fichier ou se télécharge.
Il existe différents types de protocoles pour l'oxygénothérapie. Un détail de chacun sera fait dans les onglets suivants :
Naviguez entre les onglets pour consulter tous les protocoles.
Ce protocole permet de gérer l'oxygénothérapie à court terme comme à long terme, c'est le QSP qui fera la différence.
Sur ce protocole on retrouve :
Le type d'oxygénothérapie (par concentrateur, bouteille ou liquide)
Si le poste est fixe ou ambulatoire
La durée d'administration (en h/j)
Le débit d'oxygène (en l/mn)
Le QSP indiqué sur l'ordonnance
Le forfait LPP àfacturer
Modules complémentaires en cours de rédaction.
Afin de facturer le protocole d'oxygénothérapie, il faut se rendre :
En cliquant sur "Facturer", une période est demandée :
Cela permet d'afficher sur l'intervalle choisie, les périodes à facturer :
Cliquer sur "Période" permet d'afficher les périodes facturables et de pouvoir les sélectionner individuellement ou en masse en cochant les cases. Cliquer sur ''Lancer la facturation" pour facturer les lignes.
Lorsqu'une semaine a été facturée, il est possible de facturer la redevance de celle-ci. Pour cela aller dans
Lorsque la période a été sélectionnée, la liste des redevances facturables apparaît
Cocher les cases voulues et cliquer sur "Lancer la facturation".
Pour cela, aller dans le bouton "Redevances à traiter"
Indiquer le type de redevance, la date de saisie, le numéro de la pièce comptable et la date d'envoie et cliquer ensuite sur "Enregistrer"
Concernant le forfait LPP à utiliser, il y a deux manières de procéder : renseigner le code directement ou cliquer sur le bouton . La ligne du forfait apparait alors.
Si la préfacture envoie le message erreur suivant, cela signifie qu'elle contient un code TIPS*
*Code étant alphanumérique (contrairement au code LPP étant numérique)
Par conséquent, FSV ne gérant pas la facturation des TIPS, il faut changer le mode de sécurisation de la préfacture en Mode Sesam-Vitale "PAPIER". Puis cliquer sur "Facturer"
Il faut ensuite renseigner les différentes parts (AMO, AMC, …)
Une fois le total facture et le total saisi cohérent, il est possible de valider la préfacture
La facture est désormais sécurisée en mode "papier" et prête à être envoyé par courrier à la caisse
Dans le logiciel, toute facture dont le solde n'est pas à zéro, est considérée comme impayée. De fait, une facture qui vient d'être télétransmise apparaît dans la liste tout comme une facture dont une part a été rejetée ou une facture pour laquelle un règlement patient est attendu.
Cette liste se trouve dans le menu "Facturation", onglet "Impayées" :
Les critères de recherche sont les suivants :
Date du journal : permet de définir la date jusqu'à laquelle on souhaite voir les factures
Numéro de facture
Date de facture
Montant total de la facture (cumul des différentes parts AMO/AMC/Patient)
Dû caisse
Dû Mutuelle
Dû Patient
Sur chaque ligne est indiqué :
Nom du patient
Caisse du patient
Mutuelle du patient
Montant total de la facture
Dû caisse, mutuelle et patient
Agence dans laquelle se trouve le patient
La présence de filtre permet d'affiner la recherche pour ne voir apparaître que les factures souhaitées.
Comme vu précédemment, si une part n'est pas à 0€, alors la facture apparaît ici. Le montant de celle-ci peut être positif mais aussi négatif dans le cas de double règlement.
Sur cette ligne on voit que :
le montant total est de 431.87€
Le dû RO est de 259.12€
Le dû RC est de 172.74€
Le dû patient est de 0.00€
Cette facture n'a pas encore été payée par la caisse et la mutuelle. La part patient a déjà été réglée ou n'était pas présente.
Sur cette ligne on voit que :
Le montant total est de 427.60€
Le dû RO est de 0.00€
Le dû RC est de 101.04€
Le dû patient est de 0.00€
Cette facture n'a pas encore été payée par la mutuelle. Les parts caisse et patient ont déjà été réglées.
Sur cette ligne on voit que :
Il n'y a ni caisse ni mutuelle
Le montant total est de 12 600€
Le dû RO est de 0.00€
Le dû RC est de 0.00€
Le dû patient est de 12 600€
Cette facture n'a pas encore été réglée par le patient. C'est le comportement normal d'une facture comptoir non soldée
Sur cette ligne on voit que :
Le montant total est de 1078.88€
Le dû caisse est de -421.12€
Cette facture a été réglé d'un montant supérieur au montant total. Le "-" indique le montant à rembourser.
Recycler la facture en indiquant sur la nouvelle facture le montant déjà payé
Voir les pages :
#_toc87433969 en SESAM-Vitale
#_toc87433969 en B2
Dans la facture, indiquer le montant trop perçu en négatif et indiquer un payeur en fonction de votre gestion interne
En fonction des écritures comptables que l'on souhaite avoir, le payeur peut être l'organisme qui a trop payé, ou être redirigé vers le compte PERTE/PROFIT voir le compte interne.
Une fois fait, la facture est soldée à 100% et n'apparaitra plus dans la liste des Impayées.
Ce mode opératoire à pour objectif de proposer la gestion de la location des neurostimulateurs et le passage de vente en location après 6 mois.
Lorsque la location arrive à terme :
Sortie du stock locatif du n° de série
Aller dans la gestion du stock puis afficher le stock locatif
Supprimer le n° de série concerné en choisissant comme motif "n° vendu"
Créer un ajout de stock pour l'article neuro stimulateur avec le même n° de série (il repasse donc en vente)
Création du nouveau protocole :
Aller dans le dossier du patient et créer un protocole de vente de neuro stimulateur
Aller sur la commande et livrer le n° de série en vente
Guide vidéo portant sur Facturation SESAM-VITALE
Le changement de norme requiert certains changements dans le processus de facturation. Certaines étapes resteront les mêmes (ajout d’un protocole, livraison, …) mais d’autres se voient différentes telles que :
L’enregistrement des données caisses et mutuelles dans le dossier patient
L’enregistrement de la couverture caisse dans le dossier patient
L’ajout d’ordonnance au protocole (obligatoire pour la télétransmission)
La facturation
La télétransmission avec une mise en lot des FSE et des PJ SCOR
Les retours Noémie
On peut constater l’ajout de deux boutons supplémentaires
1. ADRI qui permet de faire un appel ADRI pour remonter en temps réel la couverture du patient.
2. Lecture carte vitale qui permet de remonter les informations contenues dans la carte vitale du patient.
Le Dossier complet a reçu une refonte qui permet d’avoir toutes les informations sur une seule page. Le bouton d’appel ADRI est également présent tout comme la qualité du porteur de la carte.
Concernant les informations de l’assuré, la dénomination a changé :
On peut désormais ajouter une AMO :
Ainsi qu’une couverture :
Concernant l’ajout d’une AMC :
L’ajout de prise en charge, de données médicales et de renseignements supplémentaire reste identique.
Une fois l’ajout et la conversion faits, on obtient cet affichage :
L’ajout de l’ordonnance convertie en PJ SCOR est obligatoire à la télétransmission en norme SESAM-VITALE.
La répartition des parts se fait par AMO, AMC et PP (Part Patient) avant la facturation qui génère désormais une FSE.
Mettre en lot des FSE :
Une fenêtre s’ouvre demandant le code porteur de la carte CPS
Après Validation, une fenêtre indique la mise en lot :
Émission des lots FSE :
Une fenêtre s'ouvre afin d'indiquer le traitement de la télétransmission :
PJ SCOR :
Mis en lot des PJ SCOR :
Émission des PJ SCOR :
Une fenêtre s'ouvre pour indiquer l'émission des PJ SCOR
Les retours Noémie se gèrent de la même façon qu’en norme B2, il suffit que cliquer sur le bouton
Le logiciel traitera automatiquement les versements reçus et indiquera la présence de rejet dans le conteneur
Afin d'optimiser les retours Noémie, une télétransmission quotidienne est recommandée.
Le bouton renvoi directement sur la plateforme de FSV intégrée au logiciel :
Sur la fiche article, il est important d'indiquer un intervalle lié au LPP 1189940.
Afin de facturer au mieux, il est préconisé de faire un protocole Neuro Stimulateur pour le matériel en location séparément de celui en vente (Électrodes par exemple). Celui-ci étant complété différemment.
Ajouter l'article contenant le LPP 1189940
Renseigner la QSP & l'OAR
Il est important que le QSP respecte l'intervalle indiqué dans la fiche article. Si tel n'est pas le cas, la quantité en facturation sera erronée.
Généralement, la durée totale de location de ce LPP est de 6 mois, facturé mensuellement.
Il faudra alors indiquer :
Une QSP de 30 jours
Avec une OAR correspondante à 5 fois
3. Valider la prescription
Dans le dossier du patient via l'onglet protocole, la prescription apparaitra ainsi :
Sur le BL sera indiqué la mise à disposition pour les 6 mois.
Il ne faut donc pas le livrer de nouveau sur cette période.
La livraison du neurostimulateur va engendrer la facturation du 1er mois
La quantité facturée pour la période du 01/01/2021 au 30/01/2021 est bien de 1
Les autres mois seront à facturer manuellement
Exemple pour le 2nd mois
Il est conseillé de faire le protocole séparément afin d'avoir une facturation correcte.
L'article est paramétré avec un LPP de vente.
Faire un protocole neurostimulateur :
Ajouter l'article électrodes
Renseigner une QSP de 30 jours sans OAR
Valider la prescription
Dans le dossier du patient via l'onglet protocole, la prescription apparaitra ainsi :
Une fois la livraison effectuée, les électrodes seront facturés :
Il faudra pour les mois suivants, renouveler (dupliquer) le protocole afin de livrer/facturer de nouveau
Sur la fiche article, il est important d'indiquer un intervalle lié au LPP 1111701.
Afin de facturer au mieux la location hebdomadaire de ce neurostimulateur, il est préconisé de compléter le protocole de cette façon :
Ajouter l'article contenant le LPP 1111701
Renseigner la QSP & l'OAR
Il est important que le QSP respecte l'intervalle indiqué dans la fiche article. Si tel n'est pas le cas, la quantité en facturation sera erronée.
Généralement, la durée totale de location de ce LPP est de 26 semaines (soit 6 mois)
Il faudra alors indiquer :
Une QSP de 7 jours
Avec une OAR correspondante à 25 fois
3. Valider la prescription
Dans le dossier du patient via l'onglet protocole, la prescription apparaitra ainsi :
Sur le BL sera indiqué la mise à disposition pour les 6 mois.
Il ne faut donc pas le livrer de nouveau sur cette période.
La livraison du neurostimulateur va engendrer la facturation de la 1ère semaine
La quantité facturée pour la période du 01/01/2021 au 07/01/2021 est bien de 1
Les autres semaines seront à facturer manuellement
Exemple pour les 4 autres semaines :