Afin d'anticiper le renouvellement du matériel et adapter la facturation, on ne créera pas le protocole de la même manière qu'un matériel qui n'est pas sujet à la dégressivité.
Dans cette page, est utilisé comme exemple un VHP 1 accessoire
Création d'un article qui sera utilisé pour porter le numéro de série et non le code LPP pour la location. On retrouve ainsi la fiche article SANS code LPP:
Dans l'exemple il s'agit d'un fauteuil roulant D200, ce process est à faire pour tous les articles appliquant un tarif dégressif
Penser au fait que le VHP peut se composer de plusieurs accessoires, par conséquent il faudra créer autant d'articles que d'accessoires
Création d'articles qui seront utilisés pour porter le code LPP pour la facturation. On aura besoin de deux articles :
Retour vers #2.-ajouter-du-stock-aux-articles-forfaits
Comme ce ne sont pas des produits virtuel, il est nécessaire d'ajouter du stock pour pouvoir utiliser ces articles dans une commande patient. Pour cela, intégrer du stock avec un "ajout de stock" ou une commande fournisseur.
Étant un article locatif, on rentrera UN numéro pour UNE quantité. Le numéro de série intégré sera fictif (par exemple SERIE001)
Retour vers #greater-than-comment-proceder-pour-effectuer-les-modifications
Créer le protocole MAD en suivant l'ordonnance et rechercher l'article portant le code LPP correspondant à la facturation initiale ainsi que l'article matériel. (Dans cet exemple, il s'agit d'un VHP 1 accessoire)
Les deux articles sont remontés avec la case Location cochée.
Depuis le bon de préparation, on retrouve les deux articles.
Procéder à la livraison pour engager la facturation. On retrouve ainsi, depuis le module MAD dans le menu Facturation, les différentes périodes à facturer.
Lorsque l’on a l’ordonnance pour le renouvellement d’une location, il faudra procéder ainsi :
Renouvellement protocole
Renouvellement matériel
Modification du LPPR pour appliquer le dégressif
Livraison matériel
Facturation
Depuis le dossier du patient, « dupliquer » le protocole concerné et indiquer la date de début de renouvellement. Par défaut, Q2 indique la date du lendemain.
Ce renouvellement apparaitra dans le logiciel comme étant un nouveau protocole.
Depuis le tableau de bord du patient, cliquer sur le matériel locatif pour engager une mise en désinfection.
On parle ici de l'article "Forfait"
En ce qui concerne le matériel, il doit rester chez le patient, donc une reprise de ce dernier pour une remise à disposition chez le patient n’est pas utile. Le logiciel va gérer cette manipulation en indiquant sur la traçabilité du matériel, une réédition du BL, maintenant celui-ci chez le patient.
Le renouvellement de la commande de matériel va permettre de modifier le premier forfait LPPR pour la location < à 52 semaines pour intégrer le forfait > à 52 semaines. Cela implique que l’article correspondant aura au préalable été créé et approvisionné en stock :
Depuis le dossier patient, dans l’onglet Commande, retrouver la ligne correspondant au renouvellement précédemment effectué, le statut de la commande sera sur Préparation en cours
Cliquer sur ce statut pour accéder au BP et ainsi effectuer les modifications nécessaires à savoir :
Supprimer la ligne correspondante au forfait de location initial
Ajouter le forfait > 52 semaines
Enregistrer les modifications après attribution des numéros de série pour le nouveau forfait.
On ne doit avoir sur le BP que deux lignes :
La ligne correspondant au forfait de location > à 52 semaines
Le matériel déjà présent chez le patient
Effectuer la livraison.
Depuis le module MAD, retrouver le patient et le facturer comme à l’accoutumé.
On retrouve bien la facturation du code LPPR de location pour un VHP 1 accessoire avec tarif dégressif
Ces articles seront gérés en stock, ne pas cocher la case
Lorsque plusieurs dossiers de location MAD sont concernés par un changement de tarif, voici comment procéder pour corriger les dossiers de facturation en intégrant bon code LPP
Voici un tableau reprenant les différents articles concernés ainsi que les différents codes LPP :
Voir #_toc107234017
Voir #_toc107234017-2
Depuis l'accueil du logiciel, récupérer la file active en filtrant par type de prescription
Filtre sur MAD
Extraction de la liste dans un fichier Excel
Cette liste va permettre de ne laisser de côté aucun patient et vérifier les dates de prescriptions pour savoir si le patient est dans le cadre d'un tarif dégressif ou non
Depuis le dossier d'un patient potentiellement concerné, vérifier que le protocole en cours correspond aux articles soumis aux tarifs dégressifs.
Il faut refaire cette opération de vérification sur chaque patient ayant un protocole MAD. En effet, tous les produits MAD ne sont pas soumis aux tarifs dégressifs (voir le tableau #greater-than-quels-articles-sont-concernes)
,
Depuis la fiche article du matériel mis à disposition chez le patient (par exemple : VHP D200 44cm dans le cas présent), retirer le code LPP de la fiche puis enregistrer les modifications
A partir de cette étape là, ne pas facturer via le module MAD.
Retourner sur les dossiers patients concernés par cette modification et effectuer une livraison de l'article portant le forfait LPP sur la durée totale du protocole
Au niveau facturation, ce n'est plus l'article matériel qui va porter le forfait LPP mais l'article nouvellement livré.
A partir de cette étape, si tous les dossiers sont mis à jour via la livraison, reprendre la facturation via le module MAD
en consultant l'œil, un message d'erreur apparait indiquant qu'il n'y a pas de code LPP pour poursuivre la préfacturation. Ne pas en tenir compte et sélectionner les périodes souhaitées
Malgré le message vu précédemment, la préfacturation s'est faite
Si l'ordonnance est renouvelée, voir la procédure suivante : #_toc107234017-4
Exemple avec un VHP « VHP 05 D 200 T 44 » :
Pas de code LPP dans la fiche article
Forfait de location 1 accessoire :
Intégrer le code LPP, activer la gestion de stock en indiquant une quantité achat « 1 ». Le fournisseur peut être fictif.
Ajouter le stock soit via l’ajout manuel, soit via la commande fournisseur, :
Pour une utilisation optimale de l’article « FORFAIT », celui-ci étant géré en stock, il aura le même comportement qu’un numéro de série en location. Il faudra donc intégrer des numéros de série et cocher la case Location dans la réception fournisseur :
Protocole MAD :
Créer le protocole MAD avec les informations précisées dans l’ordonnance et remonter les articles suivants :
1. VHP (article)
2. Forfait VHP (code LPP)
Commande Patient :
Le fait d’avoir intégré le matériel dans le protocole, Q2 engage un Bon de Préparation pour lequel il faut renseigner les numéros de série.
La période n’est pas demandée mais elle est appliquée pour toute la durée du protocole.
Remonter le numéro de série du matériel livré et un numéro de série (fictif) pour le code LPP
Confirmer la livraison.
Depuis le module MAD, retrouver le patient et le facturer comme à l’accoutumé.
On retrouve bien la facturation du code LPPR de location pour un VHP 1 accessoire
Dans le même esprit que la création d’articles pour un VHP 1 accessoire, on créera les articles correspondants :
VHP en tant que matériel
Accessoire en tant que matériel (le nombre d’articles va dépendre du nombre d’accessoires)
Forfait de location 2 accessoires (code LPPR : 1204800)
Forfait de location +2 accessoires (code LPPR : 1210917)
On procédera de manière identique au chapitre 1.2
La quantité de numéro de série créée dépendra de l’activité de l’agence.
Protocole MAD :
Créer le protocole MAD avec les informations précisées dans l’ordonnance et remonter les articles suivants :
1. VHP (article)
2. Forfait VHP 2 accessoires (code LPP)
3. Accessoire
Commande Patient :
On retrouve dans le bon de préparation les différents articles demandés
Confirmer la livraison.
Depuis le module MAD, retrouver le patient et le facturer comme à l’accoutumé.
On retrouve bien la facturation du code LPPR de location pour un VHP 2 accessoires
Si c’est le forfait pour la location d’un VHP +2 accessoires qui est utilisé dans le protocole, celui-ci remontera en facturation comme vu précédemment.
Sur la fiche article du matériel de location, il est important d'indiquer un intervalle lié au LPP que l'on renseigne
La facturation sera hebdomadaire donc il faut renseigner un intervalle de 7 jours.
Afin de facturer au mieux, il est préconisé de faire un protocole MAD pour le matériel en location séparément de celui en vente.
Si l’on met l’article de location et de vente sur le même protocole MAD, une fois la livraison effectuée : Q2 va créer une préfacture concernant la vente et il faudra facturer la location par le biais de Facturation > MAD.
Ajouter l'article contenant le LPP de location
Renseigner la QSP & l'OAR
Généralement, la durée totale de location de ce LPP est de 1 an facturable de façon hebdomadaire.
Il faudra alors indiquer :
Une QSP de 1 année
Avec une OAR correspondante à 0 fois
3. Valider la prescription
Le traitement sera affiché ainsi :
Les factures concernant le LPP de location devront être générés par le biais de l'onglet MAD du module facturation
Si l'on clique sur "voir les périodes", cela va afficher toutes les semaines à facturer
Si l'on sélectionne 4 semaines et que l'on clique sur facturer
Q2 va alors facturer automatiquement la période de location sélectionnée,
avec en quantité, le nombre de semaine correspondant à la sélection.
Une configuration est possible par l'équipe Q2 pour que l'onglet MAD génère des préfactures plutôt que des factures.
L'article est paramétré avec un LPP de vente.
Intégrer le matériel dans le protocole
L'article est remonté avec les quantités souhaitées et le QSP sera sur 1 jour (nous sommes ici dans un protocole de vente et non de location).
Le logiciel va ainsi créer le Bon de Préparation depuis lequel on ajoutera un numéro de série ou de lot.
Une fois la livraison effectuée, la préfacture apparait dans le dossier de facturation
Cette documentation a pour but d’aider l’utilisateur à la facturation de matériels multi-accessoires
Elle concerne les matériels de MAD comme les VHP