Structures et Contacts

Création des Structures et des Contacts par tout utilisateur Q2, dans les métiers LIFE, HOME, AIR

Guide vidéo portant sur les structures

Guide vidéo portant sur les contacts

Les Structures

Qu’est-ce qu’une Structure ?

Une Structure représente un établissement de santé (Cabinet Médical, Centre Hospitalier, EHPAD,…)

Elle peut intégrer plusieurs Services qui seront ajoutés à la création de la base ou ultérieurement.

Création d’une Structure

Cliquer dans le menu principal sur Structures :

Depuis la fenêtre de Liste des structures qui s'affiche, cliquer sur le bouton de création :

La fenêtre de création de la structure s’affiche :

1. Choisir le type d’établissement de santé

2. Saisir le nom de l’établissement

3. Saisir le n° de téléphone et de fax

4. Saisir l’adresse de l’établissement

5. Saisir le n° FINESS de l’établissement

6. Cliquer sur Ajouter pour créer la Structure

Sur cette fenêtre de création, la saisie des adresses est dynamique et le logiciel proposera une liste d’adresses correspondantes au fur et à mesure de la saisie.

La fenêtre de la Structure créée s’affiche :

Recherche et modification d’une Structure

Liste de recherche des Structures

1. Critères de recherche et de tri des Structures

2. Bouton d’ouverture de la fiche de Structure

3. Bouton de suppression de la structure

4. Bouton d’export de la liste des Structures affichée au format CSV

L’export de cette liste n’intègre pas la colonne Assigné(e))

Fiche de la Structure

Les données de la Structure sont réparties dans 3 onglets :

Coordonnées

Naviguez entre les onglets pour découvrir toutes les fonctions du menu

1. Coordonnées principales et n° FINESS de la Structure

2. Liste des Services associés (avec n° de téléphone et fax)

Contacts

1. Critères de recherche et de tri de la liste des Contacts

2. Liste des Contacts associés à la Structure

Patients

1. Critères de recherche et de tri de la liste des Patients

2. Liste des Patients associés à la Structure

Modification / Ajout d’un Service

Sur la fenêtre de la Structure, cliquer sur le bouton de Modification :

La fenêtre de la Structure passe en mode Edition :

1. Modification du type d’établissement et du nom de la Structure

2. Modification des coordonnées principales et du n° FINESS de la Structure

3. Modification des n° de téléphone et fax des Services

4. Bouton d’ajout de Service

5. Bouton de suppression de Service

6. Boutons de validation et d’annulation

Le bouton Ajouter un Service permet d’associer un nouveau Service à la Structure.

Il déclenche l’ouverture de l’écran d’Ajout de service :

1. Choisir le type de Service dans une liste prédéfinie

2. Saisir le n° de téléphone du Service

3. Saisir le N° de fax du Service

4. Valider la création du Service

Seuls le type, le nom et les données de l'onglet Coordonnées sont modifiables ; il n'est pas possible de changer ici la liste des Contacts ou des Patients associés à la Structure.

Les Contacts

Pour plus d'informations consultez la vidéo

Qu’est-ce qu’un Contact ?

Un Contact est un professionnel de Santé qui sera à l’origine des prescriptions associées aux patients.

Il peut être lié ou non à une Structure, si c’est le cas la Structure devra être créée au préalable.

Création d’un Contact

Cliquer dans le menu principal sur Contacts

Depuis la fenêtre de Liste des Contacts qui s'affiche, cliquer sur le bouton de création :

La fenêtre de création du Contact s’affiche :

1. Choisir la Structure éventuelle du Contact

2. Choisir le potentiel du prospect (information commerciale)

3. Choisir la qualité du Contact

4. Choisir la Civilité du Contact

5. Saisir les nom et prénom du Contact

1. Saisir le N° RPPS du professionnel de Santé

2. Saisir le N° FINESS du professionnel de Santé (obligatoire pour la télétransmission)

3. En cochant cette case, toutes les factures associées à ce contact seront en mode Professionnel (pas de remboursement organisme ni de télétransmission)

4. Cocher cette case pour préciser que le professionnel de Santé est associé au régime spécial de la SNCF

5. Choisir la condition d’exercice du professionnel de Santé (libéral, salarié ou bénévole)

6. Choisir la spécialité du professionnel de Santé (liste prédéfinie par la norme SESAM-VITALE)

1. Saisir les n° de téléphone et email du Contact

2. Saisir l’adresse du Contact

Sur cette fenêtre de création, la saisie des adresses est dynamique et le logiciel proposera une liste d’adresses correspondantes au fur et à mesure de la saisie.

1. Saisir un éventuel commentaire (Notes)

2. Cliquer sur Ajouter pour valider la création du Contact

Recherche et modification d’un Contact

Liste de recherche des Contacts

1. Critères de recherche et de tri des Contacts

2. Bouton d’ouverture de la fiche de Contact

3. Bouton de suppression du Contact

4. Bouton de création/validation de tâches (module CRM uniquement)

5. Bouton d’export de la liste des Contacts affichée au format CSV (l’export n’intègre pas la colonne Notation)

Fiche du Contact

Les données du Contact sont réparties dans 5 onglets :

Coordonnées

Naviguez entre les onglets pour découvrir toutes les fonctions du menu

1. Spécialité, n° de téléphone, fax, e-mail, n° professionnel et commentaires

2. Liste des adresses du Contact et des Structures auxquelles il est associé.

Activités

1. Bouton permettant d’ajouter une ligne de message dans la liste des activités

2. Liste des activités commerciales associées à ce Contact

Patients

1. Critères de recherche et de tri de la liste des Patients

2. Liste des Patients associés au Contact

Tendances

Affiche un outil permettant de calculer pour une période donnée :

• le nombre de nouveaux patients associés au Contact

• Le chiffre d'affaires réalisé via les patients associés à ce contact

Documents

1. Cliquer sur Choisir pour sélectionner un document à associer à la fiche du Contact

2. Nom du document choisi pour l’association

3. Cliquer sur Ajouter pour valider l’association du document

4. Liste des documents associés à la fiche du Contact

Modification du Contact

Sur la fenêtre du Contact, cliquer sur le bouton de Modification :

La fenêtre du Contact passe en mode Edition :

1. Modification du prénom, nom, titre et qualité du Contact

2. Modification des n° de téléphone, fax, email et des n° professionnels du Contact

3. Suppression de l'une des adresses du Contact

4. Cliquer ici pour ajouter une adresse à la fiche Contact

Actions depuis la fiche d’un Contact

Inviter sur Qrieu Connect

Cliquer sur Inviter sur Qrieu Connect pour envoyer à ce contact une autorisation d'accès au portail Qrieu Connect :

Cliquer sur Oui pour confirmer l’invitation

Noter un rendez-vous commercial

Cliquer sur Créer une tâche, afin d’ajouter une action sur le planning commercial :

Voir : Création d'une tâche

Autres fonctions du menu Contacts

Afficher la liste des invitations Qrieu Connect

Cliquer sur l’onglet Voir les invitations aux professionnels de santé pour afficher la liste de recherche des invitations à Qrieu Connect envoyées aux Contacts :

Afficher le suivi commercial

Cliquer sur l’onglet Télécharger le suivi commercial pour télécharger au format Excel la liste des Contacts et leur dernière tâche commerciale planifiée :

Format du fichier Excel :

1. Identification du Contact

2. Structure et Service associés au Contact

3. Intervenant assigné au Contact

4. Informations sur la dernière tâche commerciale planifiée pour ce Contact

Mode opératoire

Modification des spécialités contacts